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    办公室文员工作职责

    时间:2021-09-15 09:09:39来源:百花范文网本文已影响

    办公室文员工作职责:
    主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发,具体是:
    1. 接听、转接电话;
    接待来访人员。

    2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

    3. 负责办公室的清洁卫生。

    4. 做好会议纪要。

    5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

    6. 负责传真件的收发工作。

    7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

    8. 做好公司宣传专栏的组稿。

    9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

    10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

    11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

    12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。13、接受其他临时工作. …… 一、办公室文员岗位职责 1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

    2、管理饮水。

    3、保管登记和按规定发放公司办公用品。

    4、负责接转电话和记录工作。

    5、负责传真收发与登记。

    6、负责接待来宾。

    7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。

    8、收发报刊函件及整理保管报纸。

    9、 完成其他临时工作。

    二、采购文员的职责       (1)请购单、验收单之登记。

    (2)订购单与合约的登记。

    (3)交货记录及跟踪。

    (4)供应商来访的安排与接待。

    (5)采购费用的统一申请与报支。

    (6)进出口商品文件及手续之申请。

    (7)电脑作业与档案管理。

    (8)承办保险、公证事宜。

    三、跟单文员工作职责            主要分为三个方面:   1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督! 2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地) 3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进! 跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代)所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。

    跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:
    (1)寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。

    (2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

    (3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。

    (4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。

    (5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。

    (6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。

    (7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。

    跟单员是业务助理;
    跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:
    (1) 函电的回复:
    (2) 计算报价单 (3) 验签订单 (4) 填对帐表 (5) 目录,样品的寄送与登记 (6) 客户档案的管理 (7) 客户来访接待 (8) 主管交办事项的处理 (9) 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

    跟单员的工作特点:
    跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。

    1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

    2. 沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。

    3. 做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。

    4. 工作节奏多变,快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

    5. 工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。

    跟单员的素质要求:
     跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:
    (1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。

    (2) 预测能力。能预测出客户的需求,企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单,生产及交货的安排。

    (3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

    (4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点,来源及成分。知道产品的特点,款式,质量。便于和客户及生产人员的沟通。

    (5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。

    (6) 人际关系处理的能力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

    (7) 法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,守法,懂法,用法。

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