2018年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案_危机管理的原则
2018年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案 说明:1.试卷号:2180;
2.课程代码:00048 3.适用专业:行政管理和现代文员专科;
4.该课程考试方式为闭卷、考试时间90分钟、形考手段纸质(30%)、终考手段为纸质(70%)。
一、单项选择题 1.办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项(A)。
A.易出成果原则 B.可行原则 C.价值原则 D.适量原则 2.办公室信息工作的要求不包括(C)。
A.及时 B.准确 C.信息量越大越好 D.完整 3.在组织中当一个人工作量不多的时候,个体行为符合柏金森时间底线定律的是(B)。
A.他会建议调整组织结构,或要求更多的事来做 B.他会故作忙碌状 C.他会因为工作量不大而很快完成任务 D.他会抓紧时间休息 4.向上级行文就有关问题进行请示时,下面哪个做法不妥(C)。
A.严格执行一文一事制度 B.请示必须事前行文,切忌先斩后奏 C.地级市政府经常越过省政府直接向国务院行文请示 D.请示理由要充分,要求和建议要具体 5.电子公文的处理(D)。
A.只能在网上办理 B.在网上分发流转时,无需做登记、管理等 C.不能网上处理与纸质处理相结合 D.可以印制成纸质文件分发处理 二、判断题(正确划“√”,错误划“×”,每小题2分,共10分) 6.我国古代的谋士、谏官和幕僚,以及当今各国的智囊团、思想库等,都是决策的重要辅助力量。(√) 7.举办开业典礼,要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。(×) 8.印章必须有专人负责保管和使用,保管者就是使用者。(√) 9.涉外礼仪中以右为尊。(√) 10.公文行文时越级行文是普遍现象。(×) 三、简答题(每小题10分,共20分) 11.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
12.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。
答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
四、设计题(本题共30分) 13.×市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李助理赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。
请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答:(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
(2)李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
五、案例分析题(本题共30分) 14.爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件,电话铃响了,拿起电话,丁秘书听着对方的声音,辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时,丁秘书听着朱磊的自我介绍,判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她说:“很抱歉,经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码,我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话,丁秘书就此事汇报了经理。经理听后,告诉她,曾在一次交易会上见过此人,印象不佳,不想和他有生意上的来往。十天前,朱磊又来了电话,丁秘书说:“对不起,经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理,目前他非常繁忙,这事以后再说吧!”随即,主动挂断了电话。
现在,朱磊第三次来电,丁秘书应该怎么办? 问题:
(1)文秘人员接听电话时,首先应做些什么?电话结束后又应该怎么做? (2)假如你是丁秘书,针对朱磊第三次来电,你怎样说? (3)文秘人员怎样审查来电?具体做法怎样? (4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的? 答:
(1)文秘人员接听电话时,首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。
(2)丁秘书在朱磊第二次来电时,就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时,丁秘书应该说:“你的事情,我已经与经理汇报过了,对你们的生意经理无意参与,尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化,我会主动与你联系的。谢谢!” (3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码,然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话,可打回电或请对方再打过来;
如上司不想通话,应想办法拒绝对方。
(4)在电话中应既做到为领导“挡驾”,又不得在言语、行动上失礼,冒犯对方。
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