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    企业采购合同管理法律风险识别与防范

    时间：2023-01-21 15:40:25来源：百花范文网本文已影响人

    宋绪龙 赵 岩 韩向东

    华能伊敏煤电有限责任公司，内蒙古 呼伦贝尔 021134

    在商业活动当中，采购合同是其中最为常见的合同种类之一。在采购合同的关系当中，卖方（即供应商）指的是按照约定转移标的物所有权的一方，而买方（即采购方）是指接受所有权并且支付价款的一方。对于企业的采购合同来讲，企业的相关部门应当切实履行自身的职责，在采购合同签约之前做好监督工作、在合同签订的时候做好审查工作、在合同履约过程中做好跟踪和处理好合同的各种风险。但是，很多企业在履行采购合同的时候存在很多问题，因此本文着重研究企业采购合同管理法律风险识别和防范措施，从而保证问题得到切实的解决。

    对于一个企业来讲，合同对于公司之间合约关系的维系、公司关系标准化程度的提升等方面都有着相当重要的作用和不可替代的功能。采购合同在订立的时候，需要建立在双方意愿一致的基础上，企业双方一旦签订合同，那么就意味着需要承担相应的法律责任和强制性的业务，这是合同具备的法律效力。一般来讲，如果在合同签订的过程中，双方处于良好的合作阶段，但是一方违背了合同中约定的内容，不履行自身的义务或者责任，那么合同的另一方有权利要求另一方进行赔偿。虽然企业采购合同的签订有强制性和法治效力，但是从根本上来讲这种采购合同签订的目的并不是约束合同双方，而是保证两方合约关系的存在。一个企业要想处于正常的运营和生产的状态下，那么企业采购合同签订的双方就需要所签合同发挥自身的保障作用。目前，我国的采购合同签订和践行当中仍然存在很多问题，企业的权益在一定程度上还会受到侵犯，从根本上来讲造成这种局面的原因还是采购合同本身存在风险，为此就需要对企业的采购合同进行管理。一些企业的采购合同当中存在着法律风险，这是导致企业经济权益受到侵犯的最直接因素，也会影响公司的生存。基于这种状况，必须要提升相关人员对企业采购合同管理中法律风险的识别能力，加大管控采购合同当中存在的法律风险，进而保证降低法律风险带来的不利影响。增加合同条款，约定守约方为维护权益向违约方追偿产生的一切费用（包括但不限于律师费、诉讼费、保全费、保全保险费等）均由违约方承担。

    （一）企业采购合同纠纷的正面案例分析

    近年来，企业采购合同纠纷相关的案例很多，林某、沧州市X区A窗帘店关于合同问题产生了纠纷［1］。双方在《B住宅小区售楼处窗帘合同》中明确规定了“就甲方向乙方采购窗帘事宜达成协议”，但是上诉人林某以价款过高的原因对该合同进行了毁约，认为违背了契约精神的说法并不准确，最终以该采购合同是阶段性合同，在被上诉人完成合同义务的状况下，上诉人有义务支付合同约定的对价结束。根据这个企业的采购合同纠纷可知，沧州市X区A窗帘店是守约方，并且切实维护了自身的权益。

    通过案例分析可知：一是基于上诉人在被上诉人进行具体承揽活动之前，并没有立即提出相应的解除合同的要求，结合当事人双方的实际需求，按照合同的约定，由第三方安装完毕相应的房屋窗帘，经过法院的审判可知，签订的合同有效，应当继续履行合同的内容。同时，在双方签订的《B住宅小区售楼处窗帘合同》中还明确约定了窗帘及安装费用总价款为92000元，合同签订时被告应向原告先期支付总货款的70%，窗帘安装前被告向原告支付总货款的20%，剩余款项原告安装完毕后3日内，由被告一次性付清尾款。自本合同生效之日起，送货时间为15个工作日。对于这个约定，并不能够构成认定欺诈形成的标准。二是在这个案件的庭审当中还提供了微信截图以及证人证言等内容，由于这种证据不能够作为实证，并未采纳。从侧面来看留存的证据并没有发挥作用，但是这种留存证据的做法是值得学习和借鉴的。

    （二）企业采购合同纠纷的反面案例

    在青岛C有限公司和山东D装备科技有限公司发生的采购合同纠纷当中，双方就《25客位双体帆式客船采购合同》发生了一系列的争论，焦点在于解除相关的合同、返还旅游公司货款、承担违约金等方面［2］。C公司认为在保修期内对山东D公司进行了更换发动机的操作，在多次更换之后，并不能切实解决发动机本身存在的问题，并且D公司未履行承诺更换新型发动机，导致问题未得到切实的解决。但由于D公司实际上已经履行了抗辩买卖合同的约定，并且明确表示发动机问题属于保修问题，不支持解除双方签订的合同，因此双方应当继续履行相关的合同义务。

    基于这种状况，对于D公司来讲，其已经切实维护了自身的权益，属于守约方。这个案例当中的法律风险在于双方对于质量的条款和风险的防范意识缺乏足够的重视，对于质量相关的条款并没有做足够明确的约定，已知在采购合同当中约定的是因质量问题不能使用，山东D公司认为其提供的帆船并不存在质量方面的问题，将发动机故障的原因归结为使用方式不当，导致当事人双方产生了一系列纠纷。

    （一）企业采购合同签订之前法律风险防范的措施

    在企业签订采购合同之前要审查双方主体的资格。采购合同的供货方作为当事人之一，对其进行资格审查，能够有效地防范合同风险。要想最大限度内保证采购合同交易的安全性，就要开展科学合理的资格审查工作，保证双方当事人的民事权利能力和民事行为能力达到相应的标准和要求。通常情况下，将主体资格的审查分为两种，即自然人和法人。从自然人的角度出发来看，不仅要查验相关的身份证等各种信息，还要判断该自然人签约的资格。对于自然人来说，如果是即时结清的采购合同，可以签订采购合同，否则就要进行仔细思考，预判是否存在风险。一般来讲，采购合同供货方是公司法人，此时需要查验的内容包括三证、基本信息等。如果不便于查验营业执照，到工商局查询其详细情况是很有必要的［3］。如果在主体资格审查的时候，发现了异常，要对合同的条款进行适时的审查。对企业双方的采购合同履约能力进行调查也是十分重要的内容，尤其关注企业采购合同签订双方的履约能力，主要包括对方当事人的经济实力、信用情况和不良行为记录等，之所以这样做从根本上来讲就是对于采购合同管理的法律风险进行充分的规避。企业对采购合同签订另一方的履约能力进行调查能够大大避免出现损失的可能性，结合企业内部和外部的公共信息、特别渠道信息、对方提供的情况、对方的销售规模和市场声誉等，对企业的经营和管理状况进行综合的分析和判断。

    （二）企业采购合同签订过程中的法律风险控制

    在签订采购合同的时候，企业双方需要在公平、公正和自愿的情况下签订，这在一定程度上保证了双方的权利。但是在企业采购合同的签订过程中，还需要对合同的具体内容进行详细的约定，其中包括合同的双方当事人、买卖的具体标的物和标的物的质量标准等［4］，在明确约定好各种内容的状况下进行，如青岛C旅游发展有限公司和山东D装备科技有限公司在签订采购合同的时候，就对标的物的质量要求和标准进行了明确的规定，以此来确保双方履约的顺利。同时，还要尽可能保证在履约过程中减少发生争议或者纠纷的可能性。为了尽可能避免企业在签订采购合同的时候出现法律风险，对具体的内容进行规定是一种有效的防范措施，有助于追究相关的违反合同规定责任方的责任。

    （三）企业采购合同履行过程中的法律风险管理

    对于企业来讲，采购合同一旦确定，就必然要在规定的时间和对应的范围内履行相对应的业务，而此时存在的风险是最大的。为此需要公司对其进行重点的防范。要想保证法律风险管理的有效性，应当保证公司能够采取相应的措施，从而减少各种损失的出现。企业在切实履行采购合同的时候，要提升对各种合同法律风险的认识和重视程度，保证卖方按照约定的时间交付相应的货物。假设企业采购合同的内容当中涉及到了保密条款，应当告知相关的合同履行人员，做好对商业秘密的保护工作。为了保证有效规避企业采购合同履行过程中的法律风险，应当强化对企业采购合同的法律风险管理工作。

    第一，企业应当完善企业内部的采购合同管理相关制度。为了使制度能够切实发挥作用，企业可以设置专门的机构或者专门的负责人员，保证其在遵守相关制度，认真负责采购合同管理的各方面工作。在各种先进信息技术的影响下，企业可以充分利用和发挥各种管理软件的作用，及时发现和实时监测采购合同的签订，保证问题发现的及时性，进而提出相应的解决措施。与此同时，企业还应当让相关的责任部门或者机构实施相应的监管，保证多个机构负责审查工作，对各种法律资源进行优化和整合，保证企业内部采购合同管理的实际效率，进而使企业的采购合同法律风险降低。

    第二，企业应当要求相关的合同管理人员严格认真审核合同。合同管理人员认真审核合同的时候，还要对一些细节性的内容进行确认。一是审查合同文本。一旦发现存在这种问题，必须及时通知相关的负责人，这样能够尽可能减少损失的出现或者增加；
    二是审查合同文本中的文字、措辞。一旦发现存在异常状况，重新进行合同文本的修订，保证采购合同的完整性和科学性。同时，企业内部的采购合同管理人员还应当有采购合同风险防范的意识，注意留存好相关的证据，如留存采购合同原件、合同履行过程中双方的沟通函件；
    出厂证、合格证、质保书、使用说明书、鉴定证书；
    针对货物的来往输送等信息，要留存订货单、提货单、入库单、出库单、运货单、仓储单、签收单等；
    收款过程中，要注意留存收据、付款凭证、发票等；
    在收到货物的时候，一旦发现货物存在一定的瑕疵，那么需要对其进行拍照、留存、封样等，尽可能避免双方出现纠纷。

    （四）企业采购合同的变更与发生纠纷的补救

    基于企业采购合同变更，需要掌握好企业采购合同变更的方式。一是由签订合同的双方进行协商，最终达到双方的满意，进而对签订的采购合同内容进行变更；
    二是向法院或仲裁机构等提出相关的申请，最终通过裁决对合同的内容进行变更。通过对《民法典》中第五百四十三条规定“当事人协商一致，可以变更合同。［5］”的了解可知，签订补充协议是很恰当的一种方式，能够促使双方的权益都得到一定的保障。同时，要注意确保双方当事人签字盖章后生效。但是，根据《民法典》合同变更的相关规定，企业采购合同的变更必须在不存在重大误解、公平、欺诈、胁迫等前提下进行，如果存在不当的行为，相关负责人需要进行切实的处理，从而保证对原合同的修改的合理性。

    从采购合同纠纷处理的角度来讲，企业采购合同在履行的过程中，由于受到各种不确定性因素的影响，签订采购合同的双方纠纷事件的出现和发生不能进行提前避免，为此需要采取相应的补救措施，其中诉讼或者仲裁是最为直接和有效的方式。与此同时，在处理企业之间的采购合同纠纷的时候，还要格外注重处理合同纠纷的时效性。如果企业双方签订的采购合同是一般性质的，那么诉讼时效期间为2年；
    如果企业出售的商品不符合质量要求，并且并未在事先声明，那么诉讼时效期间为1年。如果涉及的是国际货物买卖合同争议，那么诉讼时效期间为4年。

    在企业采购合同法律风险识别防范的过程中，采购合同签订的相关部门以及工作人员都是重要的影响因素，为此要切实提升企业内部管理人员、采购部门人员、法务部门人员树立正确的法律风险防范意识。要想做好对企业采购合同的全过程管理和法律风险防控，需要格外注重采购合同签订前、签订之后以及合同履行过程中和发生纠纷等方面的法律风险，并采取相应的措施切实解决问题。

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