2022年接电话也有大学问(全文)
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接电话也有大学问
办公室里接电话事小,但电话里交流的事可能不小,一部电话用的好坏就能够影响到工作是否上传下达。因此如何接好电话是机关工作人员的一门必修课。
因为每个单位的电话号码都存在着连号的现象,刚开始小管接电话的时候老是记混,为此闹出了不少笑话和尴尬。好在小管后来对着号码下了一番狠功夫,现在已经是烂熟于心了。
“做办公室工作,记忆是基本功,很多比如重要通知、文件、材料等要了熟于胸,做到张口就来,有时候就是要做领导的移动“掌中宝”,这也是“三服务”的内在要求。记电话号码只是一个方面,对常联系的领导和部门,需要熟记他们的联系方式,一看就知道是哪里打来的,‘心中有数’才能‘心里有谱’。”
“主任,您说的是,之前确实是自己偷懒了,现在基本不会搞错了。”
记电话号码只是入门,最关键的还是电话里说的内容。这一天上午的电话特别多,小管有点应接不暇,咨询业务的、部室要材料的、领导安排工作的、文件处理的,弄的小管火烧屁股——坐不住。
“是XX局办公室吗?”
“是,您哪里?”
“您好,这里是组织部三科,有个通知,明天上午9点在组织部东一会议室召开会议,要求单位主要负责人参加。”
“好的。”
“主任,您回来了,刚才组织部三科打电话明天九点东一会议室,让田书记参加会议。”
“组织部三科?哪个三科?什么内容?”
“这个,我没问,组织部有好几个三科吗?”
“是的,组织部干部三科负责考察全市的领导班子,了解市直单位的年轻干部等工作;
公务员三科负责全市干部、公务员考核评价等有关事项;
而组织部三科负责全市的农村基层组织建设的指导工作,所以有很大的不同。现在看来,一把手需要参加的,干部三科的可能性比较大,你看看电话号码是不是?”
“主任,还真是干部三科的电话,我一忙就把查电话号码这事给忘了,下次一定注意。”
“所以说啊,接电话更重要的是电话后面的脑袋,关于接电话的几点注意事项,我给你罗列一下。”
一是不仅要脑记,还要用笔记。“好记性不如烂笔头”就是这个道理,有时候脑子不一定靠得住。就是说遇到一时解决不了的、时间比较急、事情比较重要的,一定要同步记录,办公室事情杂,稍有不注意就可能记混或者疏忽掉了。只要是接电话,就要准备好纸笔记录,记录好关键词和信息,如果没有听清楚或者没有听明白,一定要马上再核实,不要怕麻烦。事前一千种准备总比事后一百种补救要强。
二是不仅要听好,还要说好。打接电话不论是谁,都要说声“您好”或者是称呼职务,这既是一种礼节,也是一种修养。接电话的语气有时候就能反映一个人的态度,不论你说什么,其实对方能感受到你的情绪,一句问候语或者是敬辞就会让对方感到亲切,老话怎么说,“礼多人不怪”嘛。同时,办公室其实也是单位的一个“窗口”,代表着单位的形象,电话那头无论是本单位还是外单位,都得礼貌、热情。
三是注意语调,注意声调。今天上午你打电话的时候,可能是因为信号不稳,你在电话这头一直“喂,喂”声调越来越高,以后这种情况要避免。打电话时的声调也能看出一个人的修养,你这边听不见,那边可能就听得很清楚,在电话掉线的情况下,最好是重新挂断拨通,解释一下。尤其是我们几个人一间大办公室,要换位思考,声音大有可能就会打扰到其他人的思路和工作,显得不稳重。
四是有始有终,分轻重缓急。接完电话,事情讲完了,在条件允许的情况下,要等对方先挂,以防还有事情没交代完毕或者是领导又想起其他的工作安排。如果一时忙不开,可暂时说一声,一会给回过去。今天田书记在这等你给找份材料,你接个电话一两句没说完,让领导等的就有些说不过去,可以先接通,一会再给回过去,忙完手头上要紧的,再进行处理。准备好笔记本,按照事情轻重缓急排个序,做到不漏掉每项工作。
小管认真想了想说:“主任,以后接打电话,我一定多加学习,放低姿态,讲究礼节,服务好工作。”
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