2022年公文写作和政务信息讲义（2022年）

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公文写作和政务信息讲义

公文写作写材料不是搞高科技，只要你能具备“一有两肯”的素质，你就必然具备写好材料的潜质，当然一定的写作文字基本功是前提。“一有两肯”，就是要有悟性，肯积累，肯勤奋。一是有悟性，这是从事公文写作工作的核心。没有悟性，不能领会领导的意图，我们的一切努力、辛苦和汗水都是白费。悟性来源于什么呢？来源于我们平时要始终加强政治理论学习，来源于一定的政治理论水平和修养。学习政治理论，在当代中国就是要学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。“马克思主义是科学，不是教条，而是行动的指南。”邓小平同志指出：“在繁忙的工作中，仍然有一定的时间学习、熟悉马克思主义的基本理论，从而加强我们工作中的原则性、系统性、预见性和创造性。”二是肯积累，这是从事公文写作工作的基础。积累源于平时的点点滴滴，在于每天的看报、每天的观察、每天的实践。第一，必看新闻，只要有机会看电视，我必看新闻节目；
第二，必看“三网站三报刊”。除了每天的报纸，及时将电子文档进行收藏，并整理归档。当然，积累的方式有很多，我只是谈一个方面。三是肯勤奋，这是从事公文写作工作的关键。肯勤奋，说白了就是肯吃苦。公文写作工作是一项“磨脑水，喝墨水（现1在是与电脑纠缠），流汗水”的工作，又是机关工作的同志每天必须面对的工作，脑水墨水汗水流在一起就是脑勤、手勤、腿勤。有人问我工作辛苦不辛苦，说实在话，的确辛苦，我有时调侃说：“前世作了恶，今生搞写作；
今生好修炼，来世不写作”。的确，没有肯吃苦，没有以苦为乐的精神是搞不好公文写作工作的。一、把握公文写作的基本法则文以载道见水平。机关公文主要有四类。第一类是领导讲话，平时涉及最多。领导讲话又分为三种：一是领导同志在比较正式场合的讲话，需要字斟句酌、很少临时发挥的讲话，这是要求最高的；
二是领导同志要临时发挥的讲话，准备一个讲话提纲或参考提纲；
三是讲话的背景材料。第二类就是公文文件，包括各种请示、报告、通知、函、批复、意见，是上传下达、左右沟通的公文，结合我们工作实际，这是我今天要讲的重点。第三类是调研报告，包括汇报材料。第四类是政务信息，虽然文字量不大，但时效性很强，要求也很高，等会也展开讲一下。（一）如何写材料。不管是领导讲话还是写工作总结，还是写调研报告，其中是有规律可循的，也有一些技术上的问题，就是方法问题，主要是要注意以下四个方面：第一，要有针对性。第一，要有针对性。一个材料写得好不好关键是有没有针对性。习近平同志在上海当书记时曾经讲过一段名言，他讲“有的同志讲话没有针对性，就没有号召力、没有感染力。有的同志与新社会群体说话说不上去；
与困难群体说话说不下去；
与青年学生说话说不进去；
与老同志说话给顶了回去”，2这就是典型的讲话没有针对性。我们写材料首先要把握一点是有的放矢，具有针对性。如果开一个会讲作风建设，首先要找出作风建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半。第二，搞好文章的布局。就是文章的框架结构要设计好，第二，搞好文章的布局。大小标题要设计好。我们党的第一支笔杆胡乔木同志曾经说过一句话，他说“写文章和盖房子一样，要看如何布局设计，是否经济、合理、实用”。文章的框架结构怎么确定？我认为每一篇文章、每一个讲话、每一个调研报告、每一个工作总结，它的结构是不完全一样的。从古到今就说写文章“文章无定法”，说的也是这个道理，但是万变不离其宗。文章结构我认为可以简单的归结为两种结构：一种是块状结构，一种是条状结构。块状结构可以理解为就是三部分，简单说第一就是“为什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么办”。“为什么”，就是讲这项工作有什么意义；
“是什么”，就是这项工作的内容是什么；
“怎么办”，要有措施，要提出要求。条状结构开门见山讲几个问题。第三，材料、观点的统一。第三，材料、观点的统一。首先解决了针对性的问题，其次解决了框架结构问题，那么第三步就必须要实现材料、观点的统一，这一点是文章有没有高度，有没有起色，能不能吸引人的关键。一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水账。如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。所以写文章必须两部分相结合，我们既要有事实同时还要有观点的提3炼，把观点用事实串起来。毛主席讲“要实现观点和材料的统一”，大家都知道毛主席的文章写的大气磅礴，引人入胜，深入浅出，在这方面主席教导了我们，即实现观点和材料的统一。要在实践中不断的提高，我们才能把握好，才能真的实现观点和材料的统一。首先是提炼观点要有一定的知识积累和对局势的把握、对问题的把握，因为观点是要符合中央的精神，要贯彻中央的精神。同时，这一观点又要为群众所接受，又要使之和实际紧密结合的，这是有难度的。事实证明，我们听听汇报进行调查，都可以了解很多情况，关键是观点的提炼。第四，注意语言风格。第四，注意语言风格。要用群众的语言，准确简洁。如果我们写文章、写讲话，拿一张报纸来抄，那是没有先例的，是不会成功的。要用群众的语言，我认为要用自己的语言，讲心话，讲实话，不要讲大话、空话、套话、不着边际的话。在这方面，我们老一辈无产阶级革命家给我们树立了光辉的榜样。比如说小平同志讲的一些大家都能记住，“发展是硬道理”，还有比这更高度的概括吗？还有比这更能让群众记住的吗？“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”，“稳定压倒一切”。胡锦涛总书记讲：“发展是第一要务，稳定是第一责任”，归纳的很好也能记住。语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，这是难以为群众所接受的。同样的我们的语言应该准确、简洁，特别是准确。我们局里除了办公室和其他极少数几个科室以外，起草领导讲话等大材料的不是很多，一般来说也就是一个半年工4作总结和全年工作总结，就是这两个材料，好多单位都搞不好，主要是没有真心投入，仔细收集资料。（二）如何办公文。公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织行使法定职权，处理日常事务时经常使用的一种文体。制发公文是行政机关重要的行政方式，起草公文是公务员必须具备的一项基本功。公文的特点：一是法定的作者（依法成立的组织或以机关、国家领导人的名义发文）；
二是法定的权威性和行政的约束力；
三是规范的体式。公文分为三类，一种是上行文，往上报的，主要是请示、报告。平行文只有一种，是“函”。下行文比较多，主要就是通知、通报。公文的常识很多，主要是要“怎么把好五关”，即政治关、政策关、事实关、格式关、语言关。第一，把好政治关。第一，把好政治关。办理公文首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。盖着大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题，政治问题多个方面都可能出。不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。公文里面如果出现国家领导人，不能出现姓名、职务、排序上的错误。比如说我们国家的常委有严格的排序的，政治局是按姓氏笔画排序，不能按想象来排列。公文里还涉及到一些权限的问题，我们也不能简单的处理。第二，把好政策关。第二，把好政策关。政策必须前后一致，左右一致，不能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定，跟这一条规定是不一致的。当然，有些是需要调整的，我们做5个说明前一条是需要废弃的。中央特别强调凡是政策不配套，没有兼顾多方利益的政策不允许出台。我们在公文审核和起草方面要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右都考虑周全。绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行上的混乱，引发社会稳定的问题。第三，把好事实关。第三，把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。查证事实一定要查原文、要查原著。第四，把好格式关。第四，把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定。要严格按照《国家行政机关公文格式》GB/T9704－1999）（来处理。这是我等会第二部分要重点讲的。第五，把好语言关。第五，把好语言关。公文语言特别强调准确、简洁，不要啰嗦。写公文其实是个很难的事情，草拟公文用词强调规范。过去有一句顺口溜，叫“一把刷子写电报；
二把刷子写报告；
三把刷子写道道”。讲的是越简略越难写，我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些，这一点在公文起草时候大家要注意，把握这一点。二、把握公文处理的规则和方法关于公文格式规范，请严格遵守《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）、有关条例办法及《省国土资源厅办公室关于进一步规范公文报送和办理工作的通知》（鄂土资办文〔2010〕150号）。（一）用纸幅面及版面尺寸。行政文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。公文用纸上页边距为37mm，下页边距为25mm；
左、右页边距28mm、266mm（正负误差1mm）。版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），一般每面排22行，每行排28个字。（二）文件中各要素标识规则。文件的各要素分为眉首、主体、公开形式、版记四部分。1．眉首。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。（1）公文份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两者之间用“□”隔开。（3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字。顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；
对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目原则酌定，但是不能等于或大于22mm×15mm。7（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。2．主体。（1）公文标题。在红色反线下空2行，用2号创艺简标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；
最后一个主送机关名称后标全角冒号。（3）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体，阿拉伯数字用“TimesandNewRoman”，行间距一般设置为31磅，一般每面排22行28个字。正文中结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。第一层小标题用3号黑体，第二层小标题用3号楷体，以后层次的小标题原则上用3号仿宋体。公文中的“（）”原则上用全角。除第一层“一”标题结束不用标点符号外，其他层次标题结束时，另起段落时必须以标点符号结束。公文正文中原则上不用“加粗”字体及下划线等。回复意见时，为方便识别，可用加粗字体及下划线等予以提示。8公文正文情况要真实，观点要明确，文字要精练，条理要清晰，层次要分明，书写要工整，标点符号要正确，用语要恰当。使用简称时，要先用全称，并注明简称。公文中使用人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文号。公文必须使用国家法定计量单位（亩或公顷在正文中需统一）。正文中的数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，一般都应当使用阿拉伯数字。（4）附件。公文中如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如只有一个，只用“附：”；
附件如有两个以上，序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1．××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”或“附”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后应一致。（5）成文时间和公文生效标识。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。位置在正文下空3行，右空4字。加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；
主办机关印章在前。两个印章均压成文时间，9互不相交或相切，相距不超过3mm；
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；
印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。向上请示文件必须标注联系人和联系电话。位置在成文时间下空3行，左空2字，用括号标注。如：（联系人：×××，联系电话：××××××××）。3．公开形式。公开形式应按照依据《中华人民共和国政府信息公开条例》《国土资源部政府信息公开暂行办法》《湖北省政府信、、息公开规定》在“版记”主题词上面增加公开形式的内容，，公开形式分“主动公开、不予公开、依申请公开”三种。4．版记。版记包括主题词、抄送、印发机关和时间。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心，置于公文最后一页（封四）。（1）主题词。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号公文小标宋，词目之间空1字。主题词原则不能超过5个，第一个主题词是“国土资源”，第二个主题词是主办单位主要职责内容，最后一个主题词是公文文种。10（2）抄送。公文如有抄送（没有抄报），在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用顿号（或逗号）隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（3）印发机关和时间。位于主题词或抄送机关之下在最后一行，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。（三）页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘左空1字，双页码左空1字。在页面设置板式中，页眉距边界0mm，页脚距边界25mm。空白页和空白以后的页不标识页码。（四）装订要求。公文应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。在这里，我想重点讲讲大家在公文起草中常见的问题。一是格式不当。一是格式不当。有的在报告里请示解决具体问题；
有的请示里不明确要解决什么具体问题；
有的在通知里讲理由；
有的在工作方案里大肆总结成绩；
有的标题是批复，正文用复函；
有的标题是函，正文是批复，批复、函不分；
还有的自造文种。如报批审查意见、情况报告等等。有的用办公室文件或函头向上级和本系统外报送材料、报送报告等事项。二是视角不高。二是视角不高。过于专业，就事论事，思维不开阔，和11经济社会大局联系不紧，立足点和出发点局限于部门事务和部门利益。反映到语言上，表现为过多使用专业性、技术性词汇（如有的同志写领导讲话还写“120、121勘探线之间”）。一些汇报材料过于讲究表述的严谨性，影响汇报的效果。三是引用不当三是引用不当。不分场合，不分对象，机械使用老材料、老素材，影响文稿效果。要有针对性，如在我们系统内要多强调严格规范管理，对地方政府要强调积极主动服务。有的数据引用不当，效果适得其反。对下部署工作，用“要怎么样”；
但向上请示、报告和汇报工作，就不能用“要怎么样”，而是要用“将怎么样”，“建议怎么样”。四是语法错误。四是语法错误。有的主谓宾不全。有的公文简单地将领导讲话修改成为文件，领导讲话用修饰语、定语、状语可以多一些，口语化一些，但公文要求最大化的精炼和语言严谨，比如有的公文在引语中大量运用“根据某某文件和会议精神，为了某某……”，有的长达四五行，过于啰嗦；
在领导讲话中可以用“我们”，但在文件中要用“我局”。有的公文一个段落是一句话，可以用句号断句的，一直用逗号；
有的公文内容比较零乱，提法不够科学，文字不尽准确，甚至还出现一些错别字；
有的公文中标点符号（特别是括号）、数字半角全角混用。顿号、分号、引号、书名号、括号使用也常出问题。如文件年期刮号，正确使用方法是六角〔〕。还有的交叉重复，我中有你，你中有我。逻辑关系混乱，内容纠结不清。五是常识错误。五是常识错误。有的公文中亩或公顷在正文中不统一，标准是用公顷；
正文中，除成文日期外，数字、年份应用小写（阿拉伯数字）。正式文件不用今年、明年等字样。第一12人称要慎用（报送政务信息一律要用第三人称）。领导排名要慎重。如写会务性的政务信息，是局长先发言，政府分管领导后发言，但你还是要先写政府分管领导的讲话内容，再写局长的讲话内容。单位使用要一致。主送机关称谓要准确。如省国土资源厅、省国土资源厅办公室。层次序号：一、，（一），1.，（1）。六是标题不准确。六是标题不准确。公文标题是公文的灵魂。有的词不达意，文不对题。标题重要的是精炼，但有的很啰嗦、不规范。如回复意见时，用“某某单位关于对某某的意见”，实际上“关于”和“对”就是两个介词了，应去掉“对”。公文标题一般不使用标点符号，只有法律法规才用书名号，但有的公文随意用，印发方案也用。在转发性通知中，问题更多。《湖北省国土资源厅关于转发

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