城建档案信息的开发与利用探析
孙 刚
(邹平市住房和城乡建设局,山东 邹平 256200)
在城市规划、建设、发展、管理的过程中,产生了各类具有保存价值的原始记录资料,具体包括文字、图像、影像、表格等,都属于城建档案资料[1]。城建档案资料具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征,反映了城市的发展过程,信息数量大,为了实现有效管理,实现对于城建档案信息的科学开发与合理利用,必须创新其管理模式,引进现代化信息技术,构建城建档案数据库,借助于网络平台实现信息异地共享,借助于数据挖掘技术实现档案开发利用,全面提升城建档案管理及服务水平。
1.1 是实现资源价值的必要手段
21世纪是知识经济时代,大数据背景下,信息资产的利用价值得到社会的高度重视,城建档案作为储存着大量信息资源的载体,且开发与利用受到各个部门的关注。城建档案的价值就在于其中蕴藏的丰富的信息资源,有效开发与利用档案信息,是实现资源价值的必要手段,是档案信息在城市规划、建设中发挥指导作用的关键,只有充分挖掘城建档案背后蕴含的潜在信息,才能够创造出相应的经济效益和社会效益。
1.2 是新时期经济发展的必然要求
当前,我国经济持续处于中高速发展转台,城市化建设进程逐步推进,为了推动城市及其经济的可持续发展,必须制定科学合理的城市规划建设方案,优化城市空间布局,调整产业结构。城建档案在城市规划建设中发挥着重要的指导作用,城建档案信息的开发与利用,能够推动城市规划建设、土地开发利用决策的科学化发展,构建科学长效的城市发展格局,为新时期经济发展创造良好的物质条件[2]。
1.3 是档案多元化发展的趋势
在信息化时代背景下,城建档案的价值需求趋于多元化发展,城建档案管理部门应该顺应时势,推动城建档案的信息化建设,构建城建电子档案,全面采集城市规划、建设相关工程的信息,实时更新,确保档案信息的真实性、全面性、完整性。同时,注重对电子档案的开发与利用,完善档案服务模块的构建,为不同用户群体提供不同权限的服务,实现城建档案信息的异地、开放共享,维护信息安全,以防信息被恶意修改、损毁等。
2.1 建立健全档案管理制度,推动档案的及时更新
信息时代背景下,城建档案管理创新的方向,就是信息化建设,在此过程中,滨州城建档案馆应依照《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等文件指示,制定城建档案信息化管理制度,明晰档案信息化管理工作流程及具体执行方案,提升工作水平[3]。为了确保档案资料的完整性,应实施档案管理责任制度,明确主管领导及管理人员,专岗专责,并构建与之相适应的监督机制。在城建档案信息化建设过程中,合理划分工作任务,由建设、施工单位按照统一标准,采集、整理档案资料,经过统一的移交系统著录,生成电子数据报,上传到档案室的管理系统中,由档案管理人员完成验收、接收、保管、利用工作,合理分工,提升工作质量。
2.2 完善城建档案信息平台构建,创新档案管理技术
在城建档案管理创新过程中,单位应该借鉴成功案例,引进现代化信息技术,引入适合城建档案管理需求的数据模式,再根据财政预算,采购相关信息设备,比如说计算机、打印机、扫描仪、摄影机、专用微机等,构建城建档案信息平台,实现档案收集、移交、整理、编目、著录、扫描、统计、查询等管理功能,全面提升档案管理水平。同时,为保障信息安全,应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质,同时,完善权限设置,合理定义不同功能模块的操作权限,对系统数据展开分层管理,同时,设定账户权限等级,数据库管理人员可浏览后台数据,具备数据编辑、管理功能,而高级用户能够看到所有档案信息,普通用户只能看到公共信息,完善数据平台防御机制,定期优化、升级系统,安装防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等,以防信息泄露、数据丢失或被篡改。
2.3 优化档案服务体系,提升信息利用率
档案的建设与管理,是为了更好地利用,应该利用现有平台,为单位内部及相关部门提供档案查阅服务。如若想要查阅档案原件,必须办理查阅手续,填写《档案查阅申请表》,经相关部门负责人批准,在指定位置,有档案管理人员在场的情况下,查阅档案,查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件,一经发现必将严惩[4]。信息化背景下,城建档案利用迎来新的契机,在档案管理信息化建设的形势下,档案资料可实现实时开放共享,单位内部的工作人员,可以直接进入局域网,查阅日常工作所需参考的文件资料,单位外有需求的人,可以登录城市规划建设部门官方网站,进入相关目录,登陆其档案信息平台,检索、阅读权限范围内的档案资料,这样有效简化了档案利用的流程,便利了人民群众,提升了城建档案信息的利用率。
2.4 完善档案管理机构设置,提升工作人员业务水平
城建档案管理工作政策性、原则性极强,管理人员必须具备极强的政治责任心,具备严格的政治纪律意识,对待工作认真负责,对待客户友善和蔼,主动为人们服务。城建单位应该完善档案管理机构设置,配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员,推动档案工作的落实。而且,档案信息化建设,对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求,为了让相关岗位上的工作人员,能够胜任档案信息化管理工作,单位应该引进在专业素质、信息素质上达标的优秀人才,完善人力资源管理,做好岗位培训、在岗继续教育等工作,定期组织人员参加业内培训及学术交流会,让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用,不断更新档案管理人员的知识库与技能库,确保其能够掌握当前档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施,强化网络安全教育,提升其网络安全防范意识,保障电子档案的储存、开发利用的安全性[5]。
综上所述,在城市发展建设过程中,累积了大量城建档案资料,且随着社会的发展,文件数量会不断增加,采用传统的档案管理手段,工作效率及质量均较低,且档案信息开发利用难度较大,引进现代化信息技术,创建城建档案信息化管理模式,是突破当前城建档案开发与利用困境的关键性策略。在新的城建档案管理模式中,各部门应积极配合,全面、及时录入城建档案信息,按照既定制度开发、利用信息,为城市规划、建设工作开展提供决策支持,充分发挥出城建档案信息的利用价值,体现出城建档案管理的工作意义。
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【马克思主义】 日期:2024-03-17