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    医院招标采购过程中社会招标代理机构质量评价体系的构建与应用研究

    时间：2023-06-30 14:55:06来源：百花范文网本文已影响人

    张柴 杨春雨 沈惠文 马得原 张策

    在医院建设体系中，医院招标采购是重要的组成部分[1]。大型公立医院自身的工程建设、药品耗材、设备及服务采购量日益增长，采购工作存在复杂化、问题多等特点[2]。公立医院是我国重点事业单位，是政府用来对财政性资金进行支出的一项重要环节，加强招标采购管理工作就显得十分必要[3]。科学的招标采购管理方式是医院规范、高效使用财政资金的有力保障。同时，招标采购工作又具有很强的法律性，国家、省、市出台了系列招标采购法规，例如《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等，对于规范招标采购具有很好的指导意义[4]。

    随着经济的发展,公立医院招标采购规模也不断扩大[5]，医院在招标采购过程中，一个难点问题就是社会代理机构的选择[6]，选择中具有一定的廉政风险，更直接决定招标采购的工作质量[7]，是招标采购工作的基础和重中之重。我院在实际工作中制定了社会招标代理机构的质量评价体系，评价结果影响代理机构抽取的权重，这样评分高的代理机构权重大，就有更多的被软件自动抽取的机会，以更好地为医院服务，后进公司也会根据体系不断改进，持续提升工作质量。

    1.1 构建背景及数据收集

    医院招标采购办公室成立于2020年4月，5月开展招标工作，根据《辽宁省政府采购社会代理机构监督考核办法（试行）》（此文件于2020年1月1日起正式施行）制定医院院内社会招标代理机构质量评价体系，通过Excel软件编写自动抽取函数，建立工作表单，开展评价工作。2020年11月，医院收集2020年1月—10月的采购数据，评价工作质量和效率。工作质量以发生工作失误的例次进行计算，包括委托代理合同签订、前期市场调研、招标需求专家论证、招标文件书写、开标前沟通、招标现场组织、招标后配合共7个维度。工作效率以文件编写的时间进行计算，包括招标文件编写时间（天）、专家论证时间（天）共2个维度。

    1.2 社会招标代理机构评分的原则方法

    医院制定的社会招标代理机构质量评价体系分为目的、范围、权责、主要内容4个方面。在主要内容中涉及考核内容、考核标准、评分周期等内容。考核总分为10分，评分结果直接影响社会招标代理机构在医院承接的项目数情况。评分周期为1年，1年后评分自动恢复满分，进入新一轮的评分周期。对核心评分内容摘录如下：代理机构及其工作人员在实施采购活动中有一般违法、违纪、违规行为的，每出现1次扣1分；
    未按规定签订协议的，每出现1次扣0.2分；
    未按照规定的时间、地点和程序组织开标或者谈判询价活动的，每出现1次扣0.2分。评标委员会即谈判、询价小组组成不符合法律规定的，每出现1次扣0.4分。采购活动没有引发供应商质疑和投诉，或者供应商质疑后对答复没有疑义，以及供应商对质疑答复不服进行投诉，集中采购机构未能认真履行职责，供应商对质疑答复不服，向同级财政部门政府采购管理机构投诉，经调查核实供应商反映问题属实的，每出现1次扣1分。

    1.3 社会招标代理机构质量评价体系制度建立及实施

    医院建立社会招标代理机构管理制度，其目的是要在招标代理服务机构的范围内，增强对社会代理机构的评分管理，规范其招标代理行为，提高招标采购工作质量。办公室对社会代理机构进行打分评价，评价结果将影响委托给社会代理机构的招标项目份额。考核内容主要包括：执行政府采购法律、行政规章和制度规定情况；
    执行采购范围、采购方式和采购程序情况；
    采购价格和资金节约率情况；
    采购效率和服务质量情况；
    建立健全内部管理监督制度情况等。制度执行过程由专人负责，发生招标采购不良事件后，统一归口到该名人员进行汇总，根据制度规定核减公司分数，实时调整抽取社会招标代理机构的权重。制度建立后，医院通过微信群向医院确定的社会招标代理机构发布，并要求组织内部培训，根据体系内容，持续提升招标工作质量，由此形成了有效的制度抓手。

    1.4 社会招标代理机构抽取系统的建立

    采用Excel函数建立社会招标代理机构抽取系统。效果评价中，采用SPSS 13.0统计软件进行分析。因为是同年前后比较，采用配对方式，计数资料报告例次和占比，组间比较采用配对卡方检验，计量资料采用均值±标准差，组间配对t检验，报告统计量和P值，检验水准定为0.05。

    从系统中可以看出，针对社会代理机构，医院采用随机数×权重的形式，随机数列单元格中的公式为“rand（）*权重”，其中rand（）函数为系统自动产生的随机数，以体现抽取的公平性，权重为公司每年10分基础上被实时核减的分数，这样以便于被减分数少的公司在随机的背景下有更多被选中的可能性，后进公司也会根据评分系统不断调整工作状态，提升工作质量。

    系统在日常管理中制成了表单的形式，每次随机数最大的公司被选中作为本次招标的代理机构，抽取过程双人复核签字，并由主任签字确认后执行。例如，针对“数字减影血管造影系统”这一项目，利用rand（）函数生成9家公司的不同随机数，生成的随机数分为别：6.23、5.28、2.45、5.08、0、4.64、7.80、4.45、4.73，最终随机数最大的公司（随机数为7.80）确定为代理机构。

    2.1 体系评价

    为了考察评价和抽取体系建立后的效果，医院以2020年5月实行该制度为截点，进行前后比较，结果显示，招标采购质量问题中，招标合同签订、招标文件书写和招标现场组织具有明显改善，差异具有统计学意义(P<0.05)，在前期市场调研、需求的专家论证、开标前沟通、招标后的配合方面提高不明显，差异无统计学意义(P>0.05)。体系评价对招标采购效率影响较大，招标文件编写时间从(8.7±4.3)天下降到(3.1±1.9)天，专家论证时间从(10.9±2.3)天下降到(4.7±2.5)天，差异具有统计学意义(P<0.01)。具体见表1。

    表1 2020年1月—10月招标采购问题情况汇总比较

    2.2 应用评价

    社会招标代理机构质量评价体系有助于提升招标工作质量。社会招标代理机构质量评价体系的建立，充分参考了2020年1月实行的《辽宁省政府采购社会代理机构监督考核办法（试行）》，体系具有法理依据，通过医院半年多的实行，初见成效，在招标的质量和效率方面均具有一定的先进性。该体系能够有力提升招标采购的安全性和高效性[8]，特别是在招标效率方面，招标文件书写从8.7天降低到3.1天，专家论证的时间从10.9天降低到4.7天，项目集中到招标响应快、招标质量高的公司，对医院招标质量的提升具有重要意义。同时，也从一定层面上提升了招标公司的积极性和响应，招标代理公司是招标过程中的主导。在招标工作中，要对采购风险进行综合评估[9]。通过该体系降低了招标过程的风险，更好地对招标风险进行了管控。医院招标采购办公室也能够从繁杂的招标业务中抽出，用更多的精力去做质量管理，更好地提高项目质量[10]。

    工作中招采办公室意识到，制度培训非常重要[11]，通过和各社会招标代理机构的沟通和培训，提升质量意识，社会机构的配合度也逐步提高，是双赢过程。只有培训到位，才能更好地做好制度的落地[12]，完善招标采购制度机制，才能提高采购效益[13]。

    3.1 质量评价体系与社会招标代理机构业务量相结合

    公立医院在开展招标采购工作的过程中，各种制度都面临着考核执行困难的情况[14]，主要原因是未能与职能部门的切身利益挂钩。在本次社会招标代理机构质量评价和选择中，医院把质量评价和社会代理机构的选择挂钩，社会机构只有根据医院的质量体系不断提高工作水平，才能提升自己在项目选择过程中的汇总权重，获得更多的项目，由此形成有效的闭环体系[15]。

    3.2 社会招标代理机构选择采用随机和权重结合的原则

    在社会招标代理机构的选择中，医院采用随机数的形式作为基础进行筛选，体现了机构选择过程中的公平性原则。同时，医院在随机数的基础上乘上权重，也就是各公司的质量评分情况，体现了选择过程中的质量把控。这样在随机的基础上，社会招标代理机构工作的质量越高，被选择的可能性就越大，体现了公平和质量的统一[16]。通过筛选选择合适本项目的代理公司，从项目实际出发，避免了“贪大求洋”[17]。

    3.3 目前问题及今后改进方向

    目前系统运行过程中发现2个问题：一是在体系效果评价中发现，前期市场调研、需求的专家论证、开标前沟通、招标后的配合方面有待提高，这部分内容可能是质量管理体系工作的短板，在下一步工作中要进一步更新质量评价制度体系，体现制度根据数据监测结果不断提高的过程[18]；
    二是社会代理机构选择体系还略显简单，下一步工作中医院将结合工作实际，不断加入其他的指标，综合选取社会招标代理公司，比如项目类别、项目金额等，从而让招标公司能在自己更专业的领域发挥特长，更好地为医院招标工作服务。

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