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    长江大保护项目档案工作协同创新的实践探索

    时间：2023-07-02 18:25:04来源：百花范文网本文已影响人

    刘亚琳 骆兆强 孙全 朱艳霞

    摘  要：论文基于长江大保护的战略部署，从长江大保护项目档案工作协同创新的必要性入手，在分析项目档案管理协同创新存在的突出问题的基础上，通过建构双金字塔式责任制，建立监督、反馈及联动机制，优化信息化建设，打造扁平化、即时性协同交流平台等创新手段，实现项目档案管理科学化、规范化、标准化、信息化，以适应长江综合治理与绿色发展的战略目标。

    关键词：长江大保护；
    项目档案管理；
    协同创新；
    发展规划；
    档案工作责任制；
    系统平台

    Abstract：
     According to the strategic deployment of the Great Conservation of the Yangtze River， in view of the necessity of collaborative innovation of archives work of the protection of the Yangtze River， this paper analyzes the main problems of collaborative innovation of project archives management， and puts forward innovation means such as the construction of double pyramid responsibility system， system of supervision， feedback and linkage mechanism， optimization of information and creation of a flat， real-time collaborative communication platform to realize scientific， normalized， standardized and informationized management of project archives， so as to adapt to the Yangtze River comprehensive management and green development strategy.

    Keywords：
     Great Conservation of the Yangtze River; Project archives management; Collaborative innovation; Development planning; Responsibility system for archival work; System platform

    2016年1月5日，習近平总书记在重庆推动长江经济带发展座谈会上强调，要把修复长江生态环境摆在压倒性位置，提出“长江大保护，不搞大开发”的战略思想。2018年4月26日，习近平总书记在武汉召开的深入推动长江经济带发展座谈会上再次明确指出，“三峡集团要发挥好应有作用，积极参与长江经济带生态修复和环境保护建设”。

    长江生态环保集团有限公司（以下简称长江环保集团）作为三峡集团开展长江大保护工作的实施主体，按照中央政府相关主管部门的部署，在沿江11个省市陆续启动了一大批生态修复与建设工程，在为长江经济带绿色发展提供有力支撑的同时，也为长江大保护项目档案管理工作带来了机遇和挑战。

    长江大保护战略的实施，数以百计工程项目的落地，形成了数量巨大的项目档案，对于这些重要的资源，中央政府相关主管部门高度重视，要求长江大保护的实施主体立足高起点，谋划对项目档案管理的协同创新，实现项目档案管理的科学化、规范化，助推长江大保护事业顺利实施。

    1 项目档案工作协同创新的必要性

    长江大保护项目类型复杂、投资形式多样、监管部门众多、项目文件归档与项目档案移交在各地存在较大差异，因此，长江大保护项目档案管理绝不能沿袭传统的项目档案管理方式，必须以协同创新作为档案工作的突破口。

    1.1 有利于贯彻实施长江大保护战略

    长江大保护项目档案是在项目规划、立项、建设、竣工及后期运维中形成的，具有保存价值的各种形式的归档文件，它准确记录并反映了长江大保护工作实施的完整历程，见证了社会各界深度参与长江大保护事业的史实，是长江大保护战略实施的珍贵历史记录。

    长江大保护项目档案是该战略实施中积累的重要资源。它既记录和反映了我国发展绿色低碳经济、保护长江生态宏大叙事，又是监督、评估、审计长江大保护工程实施的原始记录凭证。它对于长江大保护战略稳步推进、工程项目保质保量具有重要意义，同时对我国大江大河的综合治理、经济发展具有重要的参考借鉴作用。

    正由于长江大保护项目档案的重要性与特殊性，长江大保护项目档案工作绝不能因循守旧，必须突破传统的经验与方法，创新管理理念、创建新的管理模式，充分发挥长江大保护档案的资政参考作用，为长江大保护项目的开展提供信息支撑与管理工具，助力长江大保护项目成为长江经济带高质量发展、可持续发展的示范样板工程。

    1.2 有利于落实“十四五”档案事业发展规划

    《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）[1]颁布之后，长江环保集团随即强调要在项目档案管理中落实与体现“十四五”规划的精神，将坚持改革创新作为项目档案工作的原则之一，强调协同各方资源与力量，创造条件整合项目档案资源，推进档案信息资源共享平台建设。

    长江大保护项目档案只有协同创新，才能突破行业、地域及行政区划的限制；
    只有坚持协同创新，才能破解难题、弥补短板，推动项目档案管理走向依法管理、走向开放、走向现代化，并确保整个长江流域生态环保档案资源的整合及共享档案资源平台的形成。

    1.3 确保实现项目档案高效管理与同步利用

    长江大保护项目档案是长江大保护战略实施中形成并积累的宝贵信息资源。在该战略的实施之初，项目实施责任单位三峡集团及实施主体长江环保集团就强调项目档案资源既要与项目进程同步归档，又要同步实现高效利用。

    但是，长江大保护项目档案管理错综复杂，涉及的部门、地域、专业众多，项目档案要实现高效管理与同步利用必须谋求不同的部门行业、不同的行政地域、不同专业机构协同管理行为、创新项目档案管理模式与业务流程，在形成统一的文件归档逻辑规范的基础上，将全部项目档案纳入到数字档案馆管理的系统之下，从而确保实现项目档案高效管理与同步利用。

    2 项目档案管理协同创新面临的突出问题

    长江大保护战略充分践行习近平生态文明思想，决定着长江能否一江清水绵延后世。长江大保护项目点多面广、投资形式多样，更兼跨区域流域、涉及专业复杂、参建单位众多，而且任务重、工期紧、管理多头，在探索项目档案管理协同创新中，遭遇到以下几个突出问题的困扰。

    2.1 项目档案责任关系及管理主体不清晰严重制约协同创新。协同创新遇到的第一个问题就是项目档案责任关系及管理主体不清晰的问题。长江大保护项目涉及长江经济带11个省市，覆盖大中城市数十个，项目类型涵盖PPP、PPP+、EPC（EPC+O）、特许经营、ABO、EOD 等模式，大小工程数以百计。

    长江环保集团成立时间短，在项目资产归属、项目管理方式及与各地方政府、各地环保部门、各地城建档案馆的关系协调上存在诸多问题，这些不仅导致诸多项目档案责任关系不明确，而且存在项目档案的管理主体不清晰的问题。责任关系混乱、责任主体不明，进而影响到协同机制及协同主体难以确定，创新自然无法落地。

    尽管随着长江环保集团管理的逐步加强及与地方关系的协调不断理顺而逐步有所改善，但因工程项目覆盖范围过广、工程进程加快而始终存在问题，厘清项目档案责任关系及落实项目档案的管理主体成为协同创新的首要任务。

    2.2 档案工作机制在基层执行不彻底阻碍协同创新。为实现项目档案的科学管理及有效协同，公司建立了常态化档案工作机制，即定期开展档案工作专题会、定期开展现场调研与检查、定期开展档案统计与汇报等。

    但由于项目覆盖范围太广、参建单位众多且变动性强，该机制在区域性公司及项目部等基层单位中执行的效果不理想，存在档案工作与项目管理协调失序的问题。

    此外，在实际管理中，业务归口部门未能严格落实审核文件合规性、完整性和真实性，在项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及运行维护的过程中，未与属地环保及城建档案馆有效协同，“四同时”、PDCA循环管控的目标都无法落实。

    2.3 档案信息化建设水平难以满足协同创新的需要。为了提升项目档案管理水平及管理效率，同时推进项目档案管理数字转型，长江环保集团认真开展档案信息化建设，积极应用数字档案馆，并努力将数字档案馆系统向各项目部等基层机构延伸，鼓励数字档案馆系统与项目管理系统连接，执行项目档案备案、监管工作。

    但是，部分区域性公司及项目部对于档案信息化建设存在认知差异，对信息化建设重视程度不够，另一方面，数字档案馆系统与项目管理系统连接存在客观困难，档案信息化建设的技术路线难以满足协同创新的需要。

    2.4 单调刻板的业务指导交流模式难以适应协同创新的诉求。长江大保护项目档案工作在業务指导形式上基本上还是延续传统的单调僵化的模式。

    一方面业务指导与交流仅在上下级公司之间进行，譬项目部与区域性公司、区域性公司与长江环保集团的交流，基本上没有跨层级之间的互动。

    另一方面，这种业务指导模式又仅仅存在于长江环保集团内部，没有关联地方档案主管部门、各地环保部门及城建档案馆，无法实现与集团外部关于项目档案管理的业务交流，进而影响到各地项目档案管理业务上的协同一致，出现因为地域管理上的差异而造成项目档案管理无法对标的问题。

    因此，建构全新的档案工作指导模式、理顺项目档案管理在集团与地方之间的业务协作管理，成为协同创新的必然诉求。

    3 项目档案管理协同创新的实践对策

    针对影响项目档案管理协同创新的突出问题，长江环保集团档案部门以问题为导向，经过充分的调查研究，认真吸收各地档案主管部门及专家学者的意见，采取了如下对策来保障协同创新的实现。

    3.1 设计并运行“双金字塔式”项目档案工作责任制。针对项目档案责任关系及管理主体不清晰的问题，长江环保集团经过分析调研，在充分咨询论证的基础上，设计并运行了“双金字塔式”项目档案工作责任制，以保障在项目档案管理上的协同。

    第一座金字塔是指在宏观管理层面上，长江环保集团自上而下建立项目档案责任制，长江环保集团与区域性公司、区域性公司与项目部、项目部与各参建单位签订项目档案管理责任制，责任内容包括承诺制定项目档案管理目标、完善档案工作机构及管理工作网络、加强信息化建设、协调各自职责及业务范畴内与地方政府及环保部门、城建档案馆的业务关系。

    第二座金字塔是指在微观层面上，自上而下建立项目档案管理质量保证责任制，上级公司档案部门与下级公司档案部门、区域性公司与项目部专兼职档案员、项目部档案员与各参建单位专兼职档案员签订项目档案管理质量保证责任制，责任内容包括制定项目管理流程及文件质量控制标准、文件归档流程与归档验收标准、项目档案管理规范及安全措施、项目档案移交与转递要求与流程等，且这个质量保证责任也涵盖各下级公司及项目部负责协调与地方档案主管部门、城建档案馆关于项目档案质量标准及控制措施等内容。

    3.2 补齐信息化建设短板，增强协同创新能力。对于信息化建设中存在的问题，长江环保集团档案部门下沉到基层及各地方，经过实地调研，充分认识信息化建设在项目档案管理及协同创新中的基础作用，委托外包公司针对基层公司及项目部的实际情况，在继续完善数字档案馆系统建设的同时，着力加强两个方面的信息化建设工作，助力项目档案管理的协同创新。

    一是强化长江环保集团内部各层级之间项目档案管理系统的互联、档案管理系统与项目管理系统的互通，确保长江环保集团内部项目档案管理与项目实施进程之间的协同。

    二是积极推动项目档案移动管理系统（APP）的研发，通过移动终端与地方城建档案馆甚至地方档案主管部门建立项目档案管理协调控制网络，实现信息实时交互并协调项目档案管理中的共同行为。

    3.3 建立监督、反馈及联动机制，提升基层执行力与协同性。为提升长江大保护项目档案工作整体水平，建设单位必须发挥好其协调作用，构建从建设单位到参建单位、运营单位，再到地方政府机关、城建档案馆等多方参与的档案监督、联动及反馈机制。

    在建设单位外部，一方面，建设单位接受当地相关政府单位的监督指导，并进行反馈；
    另一方面，各参建单位（施工、设计、监理等）主要作为执行层存在，需在建设单位的督促监管下开展档案工作，一般由相应项目负责人负责，所有单位需配备专兼职档案员。其中施工、设计单位等根据建设单位要求做好档案形成与归档工作，并根据相关意见开展整治工作；
    监理单位持续监督施工、设计单位落实整治工作，并向建设单位反馈问题整治质量及进展等，确保项目档案工作监督、联动及反馈机制的有效落实。

    在建设单位内部，由长江环保集团档案管理中心和各区域分（子）公司档案机构成立项目档案管理反馈委员会，作为决策层，其负责对重大事件进行审查与报告，然后定期对反馈网络运行的有效性进行评估等工作；
    委员会下设的专业工作组，由长江环保集团本部和各区域性公司分别组织派出相关专业人员在工作组内对接工作，负责对问题库中的反馈信息作出相应处理。

    项目档案工作监督、联动及反馈机制实施闭环管理，包括反馈流程的闭环及反馈机制运行的评估。一方面，在日常的管理活动中，各专业工作组根据工作需要，通过月推进会、专题会和评审会等方式进行充分对接和交换意见，开展多专业综合讨论，形成问题库和一致的处理意见，通过克缺整治、持续监督等应对办法，形成反馈流程的闭环管理，从而保证事件报告处理流程的完整性和有效性。另一方面，档案管理反馈委员会定期对反馈机制的有效性进行评估，从而发现机制运行过程中存在的问题，通过分析改进，持续提升反馈信息的有效性。

    3.4 打造扁平化、即时性档案管理协同交流平台。鉴于原有的单调刻板的项目档案业务指导平台难以满足高效管理及协同交流的需要，长江环保集团以数字档案馆系统为依托，在充分听取各方意见及征求档案管理专家建议的基础上，着力打造扁平化、即时性的高效项目档案管理协同交流平台。

    这种平台打破了传统线性的、单层级互动的业务指导及交流模式，将长江环保集团系统内各层级专兼职档案管理员、地方档案主管部门业务指导人员及城建档案馆业务联络员纳入其中，科学、实时、高效解答与探讨项目档案管理中的各种业务问题。

    在这个平台上，无论哪个层级、哪个地方的专兼职档案工作人員遇到项目档案管理中的任何问题，无论是政策法规层面、技术标准层面还是业务规范层面都可以立刻将问题推送到该平台上，由熟悉该业务的任意一位档案管理人员第一时间进行回答，也可以发起对该问题的交流讨论。此外，长江环保集团、各区域性公司还可以就项目档案管理中的一些工作安排在该平台上进行统一协调，保证工作在该平台上迅速细化落实。

    为提升该平台的业务指导水平与交互效率，增强该平台的活跃度，避免问题空转，该平台还设计了平台成员活跃度统计指数，并将该指数与档案工作人员的绩效及创优评先直接挂钩，以期达到充分调动档案管理人员的积极性、学习热情甚至项目档案管理水平提升的目的。

    长江环保集团立足新发展阶段、贯彻协同创新发展理念。目前，长江大保护项目档案管理正在已有成绩的基础上乘势而为、蓄势突破，在实践中坚持协同创新发展理念、增强协同创新能力、提高协同创新水平，进一步抓好长江大保护项目档案科学化、规范化、标准化、数字化工作，进一步发挥长江大保护项目档案对推进长江大保护战略的支撑保障作用，助力为国家重构行业生态做贡献、为长江大保护业务可持续健康发展做示范、为长江经济带高质量发展做样板、为长江大保护事业发展发挥积极作用、为子孙后代沉淀中华民族实施长江大保护的宏大叙事。

    *本项目为国家档案局2020年科技计划项目《长江大保护项目档案管理体系构建及创新发展研究》（项目编号：2020-R-14）研究成果。

    参考文献：

    [1]国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2021-11-04].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

    [2]郑光辉.使用云计算技术创造开放数字档案利用新模式[J].档案学研究，2013（05）：46-50.

    （作者单位：刘亚琳、孙全，长江生态环保集团有限公司；
    骆兆强，中国三峡建工（集团）有限公司重庆分公司馆; 朱艳霞， 湖北典策档案科技发展有限公司 来稿日期：2022-08-20）

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