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    企业档案制度建设存在的问题及其对策概述

    时间：2023-03-25 12:30:07来源：百花范文网本文已影响人

    符荣恒

    （海口市琼山区生态环境监察局，海南 海口 571100）

    结合企业档案制度建设实际，采取良好的建设对策对提升档案管理部门服务水平具有很积极的作用。结合企业档案制度建设的特点，加强建设工作开展，不但能够提升档案管理工作的质量，也能切实保障档案管理工作的效率。因此，推动建设工作良好开展，是企业档案制度完善的重要选择，也是企业档案管理部门未来发展的重要方向。基于此，有效分析档案制度建设存在的问题，为企业档案制度建设提供有力支持。

    1）档案制度建设不全面。企业档案制度建设的最终目标是能够覆盖企业现阶段发展的广度和深度，对企业具有一个全面且准确的信息记录，促使企业的每一步发展历程都有踪迹可寻。但是现阶段很多企业档案制度都存在这样一个问题，档案制度难以做到涉及企业的方方面面。甚至于很多企业并不重视档案管理部门，导致档案制度落后于时代发展。同时在建设工作也会偏重于收集、整理、借阅等环节，而鉴定、编研等环节则缺乏相对健全的制度条款作为有效的支撑。进而在实际开展管理工作时，经常会出现各种各样的问题，导致企业整体工作开展效率很低。

    2）档案制度落实不到位。企业档案制度是为档案管理工作服务的，只有促使档案制度良好落实到管理工作中，才能切实彰显制度的有效性。但是问题就在于很多企业的档案制度只是“徒有其表”，没有充分落实到企业实际工作当中。例如在档案移交环节中，很多部门凭借没有时间、简化工作流程等理由，没有将档案资料递交到档案管理部门，进而很多资料没有及时归档，造成档案管理工作混乱。再比如，很多企业即便针对逾期借阅具有相应的处罚规定，但是实际情况是档案管理人员不想破坏同事关系，很多时候选择视而不见，导致逾期借阅的问题广泛存在。正是由于档案制度不健全、执行起来不到位，导致档案管理人员缺乏对健全档案制度的积极性，也促使档案制度的存在价值越来越低，最后形成恶性循环。

    3）现代化制度建设不良。从当前现代化社会发展趋势可以得知，互联网发展和科技创新会逐渐落实到社会的方方面面，而企业档案管理部门想要切实符合这一社会发展趋势，迫切需要互联网的加入。就当前很多企业档案管理工作来看，制度建设和实际管理工作之间存在“代沟”。这是因为现阶段企业充分认识到信息化技术所具有的优势，通过加强档案管理部门信息化建设，促使其工作效率和质量得到切实的提升。而问题就在于完善信息化基础建设时，没有对制度进行相应的更新，导致企业档案制度仍停留在上一社会阶段，难以与当前档案管理工作相配合。档案管理人员自身也缺乏积极的制度建设意识，在处理工作过程中更多会依靠于以往经验，这也导致档案管理工作漏洞百出。除此之外，难以实现企业档案制度现代化建设的关键原因是，企业现有档案管理人员的计算机操作水平只停留在表面，只会运用计算机处理一些很简单的工作，导致信息化技术难以落实到档案管理更深的层面，进而难以推动企业档案制度建设的现代化进程，企业档案管理部门为企业实现现代化发展所能提供的力量也十分有限。

    1）建立健全制度体系。相对健全的企业档案制度体系是良好开展档案管理工作的关键，健全的制度体系主要包括国家相关法律法规、主管部门规章制度、企业业务管理规范。其中业务管理规范经过不断的验证改善，能够逐渐形成相对全面有效的企业管理标准。与此同时，在健全企业档案制度过程中，应该考虑到整个企业，不要将目光局限在档案部门内部。尤其是对企业业务层面的情况要具有充分的了解，企业档案工作延伸要与业务拓展保持一致。首先，档案部门要经常性的对企业经营范围做充分的了解，与当下阶段档案制度内容进行比对检查，确保符合业务记录要求，为企业之后查找资料提供夯实基础。企业档案制度建设工作是没有终点的，是要根据企业的发展进行持续性的完善和优化的。开展档案管理工作时，发现新的记录材料时要对其来源、分类等进行深入的调查分析。如果档案管理工作过程中出现问题，在解决问题时也要了解其问题出现的原因，进而避免之后出现相同的问题。

    2）有效落实档案制度。企业档案制度建设的目的就是为了良好落实，推动企业档案管理部门工作良好开展。档案制度建设是服务于档案管理工作的，需要切实保障其实用性，这样在实际落实的过程中，才能充分发挥档案制度的价值，也能促使管理工作良好推进。在企业档案制度建设过程中，应该充分考虑到制度的可操作性。首先，制度的表现方式应该做到简洁、直观，让管理人员和执行人员都能够十分清晰地明确制度建设的目的、制度落实的方式，进而促使管理工作得以顺利进行。有一些比较复杂的管理程序，可以采用流程图的方式进行补充说明，有利于执行者理解。其次，切记避免一些不符合实际的制度内容，导致执行效率和质量达不到标准。在开展档案管理工作时，经常会出现一种现象是，工作人员依照自身经验开展工作，虽然制度上没有详细的说明，但是能够保障工作效率和质量。针对这种情况，工作人员应该有意识地将有效的管理方法和管理经验形成具体的制度内容，促使其能够为其他工作人员开展工作提供科学依据。

    3）推动制度现代化建设。针对当前企业档案管理工作现状，结合现阶段时代发展趋势，企业应该有意识地推动档案管理建设工作现代化发展。我国当前互联网和科技的发展步伐如此之快，也为企业档案制度建设提供了极大的灵感。从企业实际需求出发，要注重优化管理工作、应急处理工作等。首先，企业要加强档案部门的信息化建设，将纸质档案转变为电子档案、科学建设档案馆舍、明确档案管理的责任制度、经常性的检查处理档案资料等，促使企业档案管理工作能够为企业良好发展贡献更大的力量。其次，为了促使企业档案制度建设能够逐步走向现代化，企业应该重视现代化人才的培养。从人才录入阶段开始，要适当地提升录入标准，选择能够熟练操作计算机的人才，进而能够有效提升档案管理制度建设的现代化程度。同时，对于企业现有档案管理人员，应该对其专业能力提升提出一定的要求，鼓励其学习相关的计算机技术，从而为企业档案制度建设工作提供有力支持。

    通过对企业档案制度建设的了解，在建设过程中，采取有效的建设对策，对档案部门开展有效的管理工作具有很积极的作用。结合当前企业档案制度建设实际，开展良好的建设工作，对企业实现长远发展具有直接影响。因此，应立足于企业档案制度建设实际，对建设工作存在的问题进行深入的分析，进而采取有针对性的建设策略，为完善企业档案制度奠定良好的基础，满足企业现代化发展需求，解决现阶段档案管理工作开展不良的问题。

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