人事档案管理制度12篇

人事档案管理制度企业人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，是对企业内部人员的个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理下面是小编为大家整理的人事档案管理制度12篇,供大家参考。

人事档案管理制度篇1

企业人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，是对企业内部人员的个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理工作。企业在不断地发展过程中，人事档案管理起到了不可忽视的积极作用，它为企业在人力资源开发、员工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依据。

一、人事档案在人才使用中的作用

1、直接反映企业人力资源的现状。企业的人事档案是企业人才基本情况的真实反映。通过对人事档案的汇总和分析，可以了解企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况，能够直接反映出企业人力资源的现状，也能够大体的反映和判断一个企业的发展水平。对于企业管理者而言，通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出那些方面的人力资源对企业的发展发挥着积极作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进，为人力资源开发提供依据。2.为企业用人选才提供真实信息。人事档案管理为企业用人选才和制定用人计划提供依据。对拟选用员工考察的第一手资料信息一般都来自人事档案。在考察工作中，由于需要大量的考核记录作为依据，所以人力资源管理部门则需要利用人事档案中的信息，对员工的业绩、素质和能力进行综合评价，并做出科学、合理的决策。人事档案材料如实反映员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩、个人素质、思想品行、业务水平等基本情况，这些信息为企业选才用人提供重要依据。3.为优化人力资源配置提供重要依据。人力资源配置是将人与物有效地搭配，从而更好地发挥人潜力，提高工作效率。一方面，由于人力资源处于不断地变化状态下，人员具有较强的流动性，所以可以通过人事档案来实现人力资源信息的共享，对人力资源的需求进行科学预测，在促进人力资源合理流动的基础上，也能够对人力资源配置进一步进行优化。另一方面，企业人力资源管理可以从人事档案中充分地挖掘每一名员工的潜力，做到人尽其才，使其在更合适的岗位上能够发挥最大的效能，这对于更好地发挥人力资源的作用具有极为重要的意义。

二、现阶段企业人事档案管理常见问题

1、对企业人事档案管理不够重视。虽然人事档案管理在企业发展过程中占据重要地位，但不会产生直接、明显的经济效益，故而一些中小型企业及少数大型企业不重视人事档案管理工作，没有认识到人事档案管理背后的实际意义，从而导致人员配置缺失、设备配置不到位、档案管理混乱等一系列问题，严重阻碍着企业人事档案管理工作的良性发展。2.人事档案管理模式落后。在传统模式中，人事档案所记录的信息一般不对外公开，而只用在本单位或者是上一级的人事部门，为他们查阅时提供方便。在更新和完善人事档案时也主要以人才在本单位的思想品德和工作表现为主要依据，属于封闭式的管理形式。这种现象使人事档案得不到充分利用，让实现人事档案信息共享的目标有了约束，让人才配置和流动不够合理。随着市场经济发展，对企业人事档案管理的工作内容及实际要求发生了很大变化，但目前一些企业相关人事档案管理工作，仍以纸质档案和人工管理的传统管理模式为主，工作效率低，档案管理质量差，档案信息有效利用率较低，无法满足现代企业的实际发展需求。3.管理机制不够灵活性。现代企业管理理念中，人才资源占据重要地位，直接决定了企业的市场竞争力和企业的未来发展，增加了企业对于优秀人才的实际需求，促进了企业用人方式的灵活发展。这种环境背景下，企业员工的流动性大大增加，给人事档案管理工作带 www..c om 来巨大的工作困难和挑战。传统的人事档案管理模式较为僵化、灵活性差，面对目前越来越灵活的企业用人模式，表现出较为明显的不适应性和局限性，无法发挥人事档案管理工作的实际效用。

三、加强企业人事档案管理工作的措施

1、提高对人事档案管理工作的重视度。人事档案是企业用人决策的重要参考依据，在现代企业发展过程中具有重要作用。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用。人事档案管理是一项系统、复杂的工作，企业管理者需全面重视内部人事档案管理工作，将其作为企业发展重点工作，加强人事档案管理工作，提高对人事档案管理工作的重视，增加对其的资源投入，从而提高企业人事档案管理工作效率，规范人事档案管理流程，以充分发挥企业人事档案管理的实际效用，促进企业经济效益的稳定发展。

2、提升人事档案管理理念和管理模式。在信息时代背景下，企业需积极创新自身人事档案管理理念，充分认识并重视信息资源对于企业发展的重要性，为加强各项人事资源管理措施的有效落实，奠定扎实的基础。创新档案管理模式，充分利用现代化的管理手段，实现人事档案信息数字化，建立网络档案信息数据库，利用网络技术来实现信息共享。同时，企业需科学规范人事档案管理工作流程，重点加强对电子人事档案安全的管理和保障，避免企业内部人事档案资料遭到泄露和篡改。

3、健全人事档案管理体制。系统、完善的制度是人事档案管理工作质量提高的基础保障。企业应结合人事档案管理信息化建设发展需求，对原有人事档案管理制度进行补充和完善，从而规范人事档案管理行为，落实人事档案管理优化措施，提高人事档案管理工作的针对性和科学性，促进企业经营管理效益的良性增长。比如，企业制定严格的材料鉴别和调查制度，对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。此外，企业需要努力提高档案管理人员的综合素质，加强人事档案管理队伍建设。

4、充实人事档案的内容和时效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新。如奖励惩处，评优评先，工作调动，职务任免，何因何果、完成任务总结，组织评价结论等。一句话，看到档案就如见其人、看完档案就能对其人有一个总体上轮廓上的把握，看完组织鉴定就能大致了解和掌握其人的本质特征和德，能，勤，绩，廉方面的情况。一方面，充实人事档案的内容。在原有档案内容基础上进一步进行完善，将能够反映个人个性化的一些信息和材料补充到人事档案中来。另一方面，加强人事档案的时效性。把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，针对流动的人才，对他们的信息，人事档案管理部门应该有效追踪记载，保证他们信息真实完整，增强人事档案信息的时效性。

结束语

人事档案是企业人力资源管理工作中非常关键的环节，对于发现人才、使用人才和管理人才具有非常重要的现实意义。随着社会经济不断发展，企业对人才需求更加迫切，对人事档案管理工作提出了更高的标准要求，加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。

人事档案管理制度篇2

第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

人事档案管理制度篇3

第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

人事档案管理制度篇4

第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

人事档案管理制度篇5

国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法:

人事档案管理制度篇6

根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合学院工作实际，制定本制度。

一、干部人事档案材料收集制度

（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据形势发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

（二）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。

（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或20开型（长260毫米，宽204毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；

对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。

二、干部档案材料鉴别归档制度

（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。

（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档；

（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；

（四）对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。

（五）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。

（六）鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。

（七）凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。

（八）经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。

（九）鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务，应随时或定期进行。

三、干部人事档案整理制度

（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。

（二）干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。

（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；

编排有序，层次清楚；

技术科学，修补完整；

目录清楚，打印工整；

两边对齐，装订美观。

（四）干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

（五）干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。

（六）每两年对管理的干部人事档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。

四、干部人事档案查借阅制度

（一）干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经主管领导批准后，方可进行查借阅。

1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；

2.办理案件；

3.办理社会保险、公证；

4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。

（二）除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。

（四）查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查（借）阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。

（六）查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。

（七）查阅干部人事档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；

不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；

严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。

（八）干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地必须在借出之日起五个工作日内归还，外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

（九）持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。

五、干部人事档案转递制度

（一）干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

（二）转递干部人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。

（三）转出的干部人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。

（四）转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，并详细登记转递情况。凡转出的干部人事档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。

（四）接收的干部人事档案，经核对无误后，方可归档入库；

对个人自带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。

（五）对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。

（六）对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，移交干部原籍档案馆保存。

（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将干部生平归入干部档案；

五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。

六、干部人事档案检查核对制度

（一）在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。

（二）接收干部人事档案时，看是否属于本部门管理范围；

看单位、姓名、职务是否相符；

看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；

看有无不需归档的材料；

看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。

（三）转递干部人事档案时，一要清点材料，整理装订；

二要注销档案名册，注明转出去向；

三要办理转递手续。

（四）接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。

（五）每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。

（六）每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。

七、干部档案保管和安全保密制度

（一）专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。

（二）要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。

（三）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；

严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。

（四）干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部人事档案进入公共场所。

（五）干部人事档案工作中形成的销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。

（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。

八、干部人事档案审核通报制度

（一）干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。

（二）干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情况和原因进行了解核实，并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。

（三）拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情况及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。

人事档案管理制度篇7

档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)（代替DA/T 22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。

归档文件整理规则

1 范围

本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-1994 档号编制规则

DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1 归档文件 archival document(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2 整理 arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3 件 item

归档文件的整理单位。

3.4 档号 archival code

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4 整理原则

4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5、一般要求

5.1 组件（件的组织）

5.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本)为一件(作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

5.1.2 件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

5.2 分类

5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

a)按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

b)按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的`，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c)按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

5.3 排列

5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 档号按照以下要求编制：

a)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

b)档案门类代码•年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

c)保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d)机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

e)件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。

5.5 编目

5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a)序号：填写归档文件顺序号。

b)档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c)文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e)题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

h)页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i)备注：注释文件需说明的情况。

5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。

5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

6.1 修整

6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

6.2 装订

6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

6.3 编页

6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

6.4 装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

6.4.1 档案盒

6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。

6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

6.4.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

a)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

c)整理日期：归档文件整理完成日期。

d)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e)检查日期：归档文件检查完毕的日期。

6.5 排架

6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

7 归档电子文件的整理要求

7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。

人事档案管理制度篇8

去趟或打个电话给人才服务中心，那里可以查到存档号码的。

人事档案管理制度篇9

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1、认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2、加强组织纪律，坚守工作岗位。

3、人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4、人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5、人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6、无关人员一律不得进入档案库房（室）。

7、严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8、对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

9、人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10、人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11、人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12、属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13、严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14、发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1、按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作；材料归档范围具体见附件。

2、校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1—2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3、每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5、不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6、人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7、每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。

8、对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1、收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2、鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3、鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4、归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5、人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1、整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。

2、整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3、整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4、必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5、人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6、不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7、整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

五、借阅制度

1、查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

2、查（借）阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查（借）阅登记表》。

3、复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。

4、查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5、查阅档案的单位或个人，不得擅自—拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

6、档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1、递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3、递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处

有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4、使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5、职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

6、校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7、不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8、是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

七、核查制度

1、事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4、出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。

人事档案管理制度篇10

员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。

受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。

1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。

2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，可以对投诉员工予以行政记过处罚。

人事档案管理制度篇11

1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。

3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

人事档案管理制度篇12

1、个人档案交接到手后，请当场再次检查，如发现仍有未密封好或破损的情况，请当即向工作人员反映处理，提档离开后档案室将概不负责。

2、对密封好的档案，不得私自拆封、涂改，否则一切后果自负。

3、提取的档案，请及时交到所需档案的单位保管。

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