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    2023年度工程档案管理制度5篇

    时间：2024-02-20 17:44:04来源：百花范文网本文已影响人

    工程档案管理制度第一章总则1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用；为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管下面是小编为大家整理的工程档案管理制度5篇,供大家参考。

    工程档案管理制度5篇

    工程档案管理制度篇1

    第一章总则

    1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用；为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

    1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

    1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

    1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

    第二章工程档案管理机构的职责

    2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件；并对工程项目进行统一整理造册。

    2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理；接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

    2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

    第三章项目工程档案管理流程

    3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任；项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

    3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

    3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

    3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

    3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

    档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

    3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

    工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

    第四章项目工程档案管理

    4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

    4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员；同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

    4.3档案收集工作的要求

    （1）认真贯彻集中统一管理项目档案的原则；

    （2）遵循档案的自然形成规律；

    （3）保证项目档案的齐全、完整、准确；

    （4）认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐；

    （5）资料移交方和接受方均须做好资料备份。

    4.4工程项目资料的收集管理

    4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件（施工前）以及设备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

    4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

    4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组；现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

    4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

    收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

    4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

    4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

    4.6项目工程档案的分类要求

    （1）档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点；

    （2）在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致；

    （3）分类层次，类目要简明，不宜过多过繁；

    （4）分类应力求按照专业系统实现标准化。

    4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

    4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

    4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

    4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

    4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

    4.8项目档案案卷管理

    4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

    4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

    4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

    4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致；项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

    项目档案号=分类号+案卷顺序号。

    4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

    4.10工程项目资料的更改

    4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

    4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

    4.11工程项目档案的借阅

    需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》（见附件），经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》（见附件），如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

    4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

    4.13工程项目合同管理

    工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

    工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

    工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

    第五章附则

    5.1本制度由项目部负责解释。

    5.2本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日？生效实施。

    工程档案管理制度篇2

    1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册，编制目录，专人管理及制订借用制度。

    技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料；

    设备的规范、标准、各项制度及技术标准；

    设备新技术信息及资料；

    职工技术考核标准及资料。

    1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

    1.2文件、资料是大厦的重要财富，人人都要爱惜。

    1.3未经批准，不得将任何资料借给本公司以外人员。

    1.4重要的工程技术档案应保存原件，原件通常不予借阅，以复印件的版本外借。

    1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。

    除图书外，档案资料严禁带出大厦。

    重要资料只限在资料室内阅读。

    1.6借阅图书每次限借一本，特殊情况需得到总工程师批准。

    借期为一个月，到期应办理续借手续。

    图书不得在个人手中长期持有。

    1.7对档案资料，借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改，保持版面清洁。

    2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据，每一台设备都应设立一张登记卡。

    为了便于查阅，可按设备系统分别装订成册。

    现代化设备管理的一条重要经验，就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计，系统地、有计划地积累分析原始记录，在调查分析中研究设备维修保养工作的规律，使设备能够达到最高的综合效率。

    设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录，设备缺陷记录以及重大事故记录，这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据，也是设备技术改造、报废的主要依据。

    设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对，应该做到帐物相符。

    3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的"独立设备，因此，每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。

    这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

    4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》

    工程档案管理制度篇3

    1目的

    明确管理处工程设备设施档案的管理。

    2设备档案范围

    2.1房屋本体资料（包括房屋建筑竣工图等）

    2.2电梯资料（包括：电梯系统图纸，电梯安装资料，电梯使用维护说明书等，对电梯资料实行一梯一档）

    2.3消防设备设施资料（包括消防设备设施相关图纸等）

    2.4供配电设备设施资料（包括供配电设备设施相关图纸等）

    2.5给排水设备设施资料（包括给排水设备设施相关图纸资料）

    2.6暖通设备设施资料（包括暖通设备设施相关图纸资料）

    2.7弱电设备设施资料（包括弱电设备设施相关图纸资料）

    3职责

    3.1管理处工程主管（领班）负责设备档案的归集工作。

    3.2管理处文员（客服）负责设备档案的汇总管理工作。

    4工作程序

    4.1管理处工程主管（领班）在新物业接管时，负责房屋设备设施资料的归集工作。

    4.2管理处工程主管（领班）及相关工程人员负责日常产生的"工程资料的归集工作。

    4.3管理处工程主管（领班）及相关工程人员将归集到的资料上交管理处，管理处主任指定文员（客服）专人负责工程设备设施资料的保存和管理工作。

    4.4不经管理处主任同意，文员（客服）不得将工程设备设施资料外借和复制；如相关工作人员需要借阅和复制，必须经管理处主任同意，并且填写《文件借阅、复制记录表》。

    工程档案管理制度篇4

    一、工程档案管理制度

    1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密守则。

    2、各类档案应按系统分类：强电、弱电、空调、机管，统一存放档案盒并贴上标签。

    3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。需销毁的资料应由总工程师及系统工程师组成鉴定小组研究后决定。

    4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。

    二、维修档案管理制度

    1、维修档案属工程档案的`一部分，由工程组文员统一管理。

    2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。

    3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

    4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

    5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

    6、文员每月对维修档案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。

    7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。

    保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

    工程档案管理制度篇5

    为认真贯彻执行《山东煤矿安全技术工作专项监察办法（试行）》的有关规定，切实加强对我矿技术档案的管理，做到技术档案管理的科学化、规范化、标准化，实现技术档案的科学管理和有效利用，特制定如下管理制度。

    第一章总则

    1．技术档案管理制度依据《中华人民共和国档案法》制定。

    2．技术档案是在生产、建设、科研活动中形成的、具有保存价值的、并按归档制度保存起来的科技文件材料。主要形式有图纸、图表、文字、声像等。主要种类有生产、基建、地测、设备、安全、选煤、能源、环保等。

    3．技术档案管理是企业管理的重要组成部分，技术档案是企业的宝贵材富，各单位要对技术文件的整理和归档工作高度重视。

    4．技术档案管理工作实行统一领导，由总工程师直接领导技术档案管理工作，坚持集中统一和分级管理相结合的原则，维护档案的完整与安全，任何个人不得将企业技术档案据为己有。

    5．技术档案管理人员必须由热心档案事业，由具有较好档案管理基础的工程技术人员担任。

    第二章技术资料的形成和归档

    1．生产活动中形成的各种材料，由项目负责人作好日常积累、整理和归档工作。

    2．归档材料必须真实、完整、系统。

    3．归档材料必须符合国家规定的文件格式的有关要求，书写工整，适宜长期保存。

    4．归档时间：生产技术文件材料，次年一季度归档；科技文件材料，成果鉴定后一个月内归档；基建文件材料竣工验收前归档，底图两个月内修改归档，设备仪器文件材料试车合格后归档；外购设备技术资料，开箱时立即归档；委托外单位设计的成套图纸资料，进矿时首先归档一套。

    5．归档份数：一般档案归档两份；重要档案归档三份；需要向上级档案馆移交的档案归档三份；声像资料全部归档。

    6．，地测科、技术科、机电科、安监处分专业设立技术档案室，生产中正在使用的技术档案分别存放在各生产科室档案室，在项目竣工后，及时将技术档案移交矿档案室。

    第三章分类目录与检索

    1．技术档案的分类要遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，以及便于保管、查询、利用的原则。

    2．技术档案分类编号严格《企业档案分类编号办法》执行。

    3．各类技术档案要根据实际需要编制档案检索工具，并逐步采用现代化技术，应用计算机存贮和检索档案。

    第四章日常管理与借阅

    1．接收技术档案必须认真验收，确保技术档案的成套性和完整性，并办理交接手续。

    2．存放技术档案必须有专用柜，排架一律从左到右，从上到下。

    3．借阅技术档案必须严格办理借阅手续。

    4．职工调离本矿必须归档所借技术档案，经档案管理部门盖章后，方可办理离矿手续。

    5．蓝图按四号图大小，琴式折叠装盒存放。

    6．底图一律不得外借，并严格保持与蓝图的一致性。

    7．每年对所存技术档案进行一次全面检查，做到帐物相符，对所有受损技术档案及时进行修补、复制。

    8．技术档案库房要具备良好的`卫生环境，并做好防火、防盗、防潮、防尘、防光、防有害生物等的安全措施。

    第五章保存期限与密级

    1．保存期限：在生产建设和科研中需要长期利用的技术档案，列为永久保管（50年以上）；较长时间需要查考利用的档案，列为

    长期保管（16～50年）；短时间内需要查考利用的档案，列为短期保管（15年以下）。

    2．技术档案鉴定每3～5年进行一次。

    3．技术档案销毁必须严格、慎重。对通过鉴定无保存价值的技术档案，必须登记造册，经总工程师和主管矿长批准后，由保卫科和档案室共同监督销毁。

    4．档案密级：技术档案共分绝密、机密和秘密三级，其确定标准严格按《科技保密条例》执行。绝密档案不准外借，经主管矿长和总工程师签字批准可以在档案室查阅，如需摘录，必须登记；机密档案经总工程师批准可以在档案室查阅或借阅；秘密档案持本单位证明信可以到档案室查阅或借阅。

    第六章技术档案管理的法律责任

    1．对于损坏、丢失或擅自销毁技术档案，擅自提供、抄录、公布技术档案，涂改伪造技术档案，出卖技术档案，倒卖技术档案或擅自把技术档案卖给外国人，携带禁止出境的技术档案及其复制品出境，玩忽职守造成技术档案损失的行为，根据情节轻重给予行政处分，造成损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的，追究其刑事责任。

    2．凡使用技术保密档案者，必须承担保密义务，如果造成失密或泄密必须承担法律责任。

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