办公室管理简答题 [《办公室管理》简答题题库]
《办公室管理》简答题题库 (更新至2019年7月试题) 办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面? 答:一是为上司服务,使上司摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;
二是为组织服务,为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境;
三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道通畅,密切与社会各界联系。
核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。
答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文;
(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾;
(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行;
(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;
(5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。
衡量会议质量的会前基本标准有哪些? 答:会议是否确有召开的客观必要;
会议目的和会议风气是否端正;
会议时机是否已经成熟;
会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;
各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。
会见与会谈的前期准备工作有哪些? 答:(1)确定议题和明确目标;
(2)收集信息和分析双方材料;
(3)确定参加人员;
(4)双方协商时间、地点;
(5)布置座位。
简答办公室的主要特点。
答:(1)辅助性;
(2)综合性;
(3)服务性。
简答电子公文处理过程的五个环节。
答:创建:根据一定的规则建立电子公文的过程。
办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。
交换:按始发者意图进行跨系统的公文传递。
归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。
销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。
简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
简述办公室的四种含义。
答:(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。
(2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。
(3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。
(4)专指的:某种专门的独立的工作机构,如***事务办公室。
简述办公室督查工作的方式。
答:(1)现场督查;
(2)会议督查;
(3)书面督查;
(4)电话督查。
简述办公室设备使用规范。简述常用办公设备使用规范。
答:(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作;
(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的;
(3)注意安全,注意节点,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限;
(4)未经上司允许,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务;
(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离;
(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。
简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。
答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。
(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。
(3)完成阶段,主要是撰写调研报告。
简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。
答:第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫ABCD法则。
A.重要且紧急—必须立刻做。
B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有人突然打电话请你吃饭等)—只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。
C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)—只要是没有第一类事的压力,就应该将其当成紧急的事去做,不要拖延。
D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)—有闲工夫再说。
简述公共关系的三大构成要素及其原则。
答:(1)三大构成要素是:①主体:社会组织;
②客体:公众;
③手段:传播途径。
(2)公共关系原则:公众利益至上;
实事求是;
互惠互利;
双向沟通;
始终如一;
开拓创新;
整体统一。
简述公文校对工作要求。
答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;
(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;
(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理;
(4)需要使用标准校对符号;
(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。
简述会务管理的要求。
答:(1)会前的最后检查:工作认真负责、细心、耐心;
(2)组织签到和登记:任劳任怨能连续作战;
(3)做好联络协调:沟通协调能力强;
(4)会议记录与保密:业务素质与原则性;
(5)会议后勤保障:服从分配协作意识好。
简述会务管理中对会务工作人员的要求。
答:(1)会前的最后检查(工作认真负责、细心、耐心);
(2)组织签到和登记(任劳任怨,能连续作战);
(3)做好联络协调(沟通协调能力强);
(4)会议记录与保密(业务素质强,有原则);
(5)会议后勤保障(服从分配,具有协作意识)。
简述会议的积极作用。
答:(1)交流信息,互通情报;
(2)发扬民主,科学决策;
(3)增强友谊,促进团结;
(4)统一认识,协调行动;
(5)带动消费,促进经济。
简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
答:(1)剪彩的准备:红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
(2)剪彩的程序:请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一进行剪彩一进行参观。
简述调查研究的三个阶段及其主要任务。
答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。
(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理资料,分析材料和综合提炼调研成果。
(3)完成阶段,主要撰写调研报告。
简述文员向上司做请示的注意事项。
答:(1)请示要对口。遵守按上级分工,对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。
(2)请示要单一。遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内,造成上司批复的困难。
简述信访工作中网络来信的处理要求。
答:(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件;
(2)重要信访,及时报请;
(3)转办信访,跟踪督办;
(4)网络保密,脱机阅读。
简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。
答:(1)储藏间或者物品柜要上锁,保证安全;
(2)储藏需要的面积取决于单位的大小;
(3)合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等;
(4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到;
(5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。
简述制作会议证件的注意事项。
答:(1)重要的大中型会议,会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称;
(2)重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章;
(3)会议证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方;
(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式;
(5)应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。
简要回答公文写作的五部曲。
答:第一步,领悟领导意图。要求:准确、全面、提炼、增加贴近度。
第二步,站在领导角度考虑问题。
第三步,把握常用思维方法:模式化思维,对象化思维,辩证思维,散点思维,求同存异思维。
第四步,牢记拟写公文要素及要求。
第五步,符合国家公文格式标准。
简要回答起草请示的“五步棋”。
答:因为什么请示:对于原因、目的的说明。
请示什么问题:提出请示的主题内容。
怎样解决问题:提出解决问题的建议与方案。
请求上级回复:结尾用语的使用。
有无附加需要说明:根据需要确定附件的使用与否。
简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的? 简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:(1)会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。
(2)会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用;
可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。
(3)有两种形式:A.议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。B.周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。
简要说明文秘人员随上司旅行结束后,要做好哪些工作。
答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
旅行结束后,文员应主要完成哪些工作,请予以设计。
答:(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案;
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作;
(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用;
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
请简单说明提高会议效率的一些基本做法? 答:遵循法律法规;
合理确定会议目标;
确定必要的与会者;
减少会议数量;
缩小会议规模;
简化会议程序;
缩短会议时间控制会议经费;
分析会议成本。
什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告;
(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示;
(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。
谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。
答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:
一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;
(2)参谋作用;
补缺作用;
增进关系作用;
(3)适事、适时、适地、适度。
文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表;
使用提示性备忘录;
准备约会表;
准备特殊提示卡;
准备交往提示文件。
文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 答:(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间(开始时间、结束时间);
(4)会议地点;
(5)议题;
(6)主持人、主席;
(7)出席者名单;
(8)会议的经过情形及结论;
(9)相关的资料;
(10)下次会议预定日期。
文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。
答:(1)充分了解即将开始的工作内容;
(2)思考以什么方法进行效率会最佳;
(3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。
制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些? 答:(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据,经核对无误后始得用印;
(2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月;
(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致;
(4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印;
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全国中小学教师信息技术应用能力提升工程试题题库及答案(复习资料)一、判断题题库(A为正确,B为错误)
【格言】 日期:2020-11-17
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党建工作运行机制内容有哪些_构建基层党建工作运行机制探讨
党的基层组织是党在社会基层组织中的战斗堡垒,是党的全部工作和战斗力的基础。加强和改进县级以下各类党的
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2023年和儿媳妇在一起幸福的句子3篇
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【格言】 日期:2023-11-10
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七推理与集合1 期中考试数学成绩出来了,三个好朋友分别考了88分,92分,95分。他们分别考了多少分
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电大现代教育原理_最新国家开放大学电大《现代教育原理》形考任务2试题及答案
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基层党务工作基本内容_党建基本工作有哪些
党建基本工作有哪些(一) 基层党建工作包括哪些内容 选择了大学生村官这条路,你就与农村基层党
【名人名言】 日期:2020-08-06
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关于三农工作重要论述心得体会3篇关于三农工作重要论述心得体会篇1习近平总书记指出:“建设现代化国家离不开农业农村现代化,要继续巩固脱贫攻坚成果,扎实推进乡村
【学习心得体会】 日期:2022-10-29
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【福生庄隧道坍塌处理方案】 福生庄隧道在哪里
(呼和浩特铁路局大包电气化改造工程指挥部,内蒙古呼和浩特010050)摘要:文章介绍了福生庄隧道
【学习心得体会】 日期:2020-03-05
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五个一百工程阅读心得体会13篇
五个一百工程阅读心得体会13篇五个一百工程阅读心得体会篇1凡益之道,与时偕行。在全国网络安全和信
【学习心得体会】 日期:2022-12-07
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城管系统警示教育心得体会9篇城管系统警示教育心得体会篇1各党支部要召开多种形式的庆七一座谈会,组织广大党员进行座谈,回顾党的光辉历程,畅谈党的丰功伟绩,
【学习心得体会】 日期:2022-10-09
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发展对象培训主要内容10篇
发展对象培训主要内容10篇发展对象培训主要内容篇1怀着无比激动的心情,我有幸参加了__新区区委党校20__年第四期(区级机关)党员发展对象培训班。这次的学习
【培训心得体会】 日期:2022-09-24
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凝聚三种力量发展全过程人民民主心得体会12篇凝聚三种力量发展全过程人民民主心得体会篇1新民主主义革命是指在帝国主义和无产阶级革命时代,殖民地半殖民地国家中的
【学习心得体会】 日期:2022-08-31
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【学习心得体会】 日期:2022-10-31
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在街道深化作风建设推动高质量发展走在前列动员会上讲话
在2023年街道深化作风建设推动高质量发展走在前列动员会上的讲话同志们:今天我们召开“街道深化作风建设推动高质量发展走在前列动员会”,这次会议是街道三季度召开的第一场...
【军训心得体会】 日期:2024-03-17
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全面从严治党的心得体会800字7篇
全面从严治党的心得体会800字7篇全面从严治党的心得体会800字篇1中国特色社会主义是我们党领导
【学习心得体会】 日期:2022-12-14
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矫正心得体会6篇矫正心得体会篇1今天,是自己出监后第一次参加阳光中途之家组织的社区矫正方面的教育
【学习心得体会】 日期:2022-12-24
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2024年主题教育民主生活会批评与自我批评意见(38条)(范文推荐)
2023年主题教育民主生活会六个方面个人检视、相互批评意见:1 理论学习系统性不强。学习习近平新时代中国特色社会主义思想不深不透,泛泛而学的时候多,深学细照的时候少,特...
【邓小平理论】 日期:2024-03-19
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2024年交流发言:强化思想理论武装,增强奋进力量(完整)
习近平总书记指出:“一个民族要走在时代前列,就一刻不能没有理论思维,一刻不能没有思想指引。”党的十八大以来,伴随着新时代中国特色社会主义思想在实践中形成发展的历程...
【三个代表】 日期:2024-03-19
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2024年度镇年度县乡人大代表述职评议活动总结
xx镇20xx年县乡人大代表述职评议活动总结为响应县级人大常委会关于开展县乡两级人大代表述职评议活动,进一步激发代表履职活力,加强代表与人民群众的联系,提高依法履职水平...
【马克思主义】 日期:2024-03-19
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“千万工程”经验学习体会(研讨材料)
“千万工程”是总书记在浙江工作时亲自谋划、亲自部署、亲自推动的一项重大决策,也是习近平新时代中国特色社会主义思想在之江大地的生动实践。20年来,“千万工程”先后经历...
【三个代表】 日期:2024-03-19
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2024年在市政协机关工作总结会议上讲话
同志们:刚才,XX同志对市政协机关20XX年工作进行了很好的总结,很精炼,很到位,可以感受到去年机关工作确实可圈可点。XX同志宣读了表彰决定,机关优秀人员代表、先进集体代...
【邓小平理论】 日期:2024-03-18
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在全区防汛防涝动员暨河长制工作推进会上讲话提纲【完整版】
区长,各位领导,同志们:汛期已经来临,我区城区防涝工作面临强大考验,形势不容乐观。年初,区城区防涝排渍指挥部已经召开专题调度会,修订完善应急预案,建立网格化管理机...
【马克思主义】 日期:2024-03-18
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2024年镇作风整治工作实施方案(完整文档)
XX镇作风整治工作实施方案为深入贯彻落实党的二十大精神及省市区委深化作风建设的最新要求,突出重点推进干部效能提升,坚持不懈推动作风整治工作纵深发展,根据《关于印发《2...
【毛泽东思想】 日期:2024-03-18
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2024市优化法治化营商环境规范涉企行政执法实施方案【优秀范文】
xx市优化法治化营商环境规范涉企行政执法实施方案为持续优化法治化营商环境,激发市场主体活力和社会创造力,规范行政执法行为,创新行政执法方式,提升行政执法质效,着力解...
【毛泽东思想】 日期:2024-03-18
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2024年度关于开展新一轮思想状况摸底排查工作通知(完整)
关于开展新一轮思想状况摸底排查工作的通知为深入贯彻落实关于各地开展干部职工思想状况大摸底大排查情况上的批示要求和改革教育第二次调度会议精神,有针对性做好队伍教育管...
【三个代表】 日期:2024-03-18
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2024年公路养护中心主任典型事迹材料(完整文档)
“中心的工作就是心中的事业”——公路养护中心主任典型事迹材料**,男,1976年6月出生,1993年参加工作,2000年4月调入**区交通运输局工作,大学本科学历,中共党员,现任**...
【马克思主义】 日期:2024-03-17