办公室管理2180试卷答案 2031电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)
2031电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180) 盗传必究 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分,共10分) 1.办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题( )。
A.有共同利益的话题 B.夸耀你我的话题 C.贴己的话题 D.秘密的话题 2.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?( ) A. 初次写信,或有过激言行的 B.有过激言行或漫骂领导的匿名信 C.已做结案处理的 D.没有具体内容的匿名信 3.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是( )。
A. 会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定 B.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便 C.什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急程度 D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作 4.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;
另一是具有( ),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力 B.说话的技巧 C.听话的能力 D.听写的能力 5.宴会期间的祝酒,常规顺序应该( )。
A.由主人和主宾先碰杯 B.由主宾和主人先碰杯 C.由女宾和男宾先碰杯 D.由男宾和女宾先碰杯 6.以下关于办公室职能的说法,哪一种是正确的?( ) A.办公室为上司服务,其他职能部门不用顾及 B.办公室人员只要掌握办公、办事、办会知识和技能 C.办公室事务管理不仅有被动性,体现出来更多的是主动性 D.办公室管理具有集中性和整体性 7.文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排,要有科学的、明确的工作计划。工作计划应该( ),是错误的选项。
A.分轻重缓急 B.决定工作次序 C.控制时间弹性 D.不留余地 8.办公室,顾名思义,是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。
A.厂长室 B.实验室 C.院长室 D.经理室 9.文员在为上司筛选电话时,以下做法不正确的是( )。
A.文员在说了迎接词,对方发出声音之后,要多次确认,方可辨昕出对方 B.了解单位每个人的工作和职务,提醒正要接听转接电话的人,说明情况及转接理由 C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司 10.邮件的寄发不要考虑以下哪项因素( )。
A.时间 B.便利 C.经济 D.爱好 二、判断题(正确打“√”,错误打“×”。每小题1分,共10分) 11.办公室工作人员要具备自律的职业素质,讲规矩要达到拘谨的程度。( × ) 12. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( × ) 13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚,以及当今各国的智囊团、思想库等,都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14. 举办开业典礼,要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。( × ) 15. 印章必须有专人负责保管和使用,保管者就是使用者。( √ ) 16. 涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 17. 公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 18. 上行发文的主送机关必须为上级机关,丽不是上级领导个人。( √ ) 19. 电子文档不存在销毁问题。( × ) 20. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。( √ ) 三、简答题(每小题10分,共20分) 21.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解. 答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。(3分) (2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮饲忙,给工作带来损失,造成被动局面。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。(7分) 22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。(2分) 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。(3分) 人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。(1分) 使用提示性备忘录。(1分) 准备约会表。(1分) 准备特殊提示卡。(1分) 准备交往提示文件。(1分) 四、设计题(每小题15分,共30分) 23.X市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。
请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答:(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。(8分) (2)李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。(8分) (3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。(7分) (4)他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。(7分) 五、案例分析题(每小题15分,共30分) 24.某公司聘任文员邹某上班处理邮件时,正巧赶上接听电话,他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮件。当阅读到写有:“亲爱的……”一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装进一个信封,并用胶水粘了起来。在处理其他信件时,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。
答:(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开,以免混淆,应在清点后才能签字;
(3分) (2)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆封;
(3分) (3)不能把回信地址剪掉,检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去;
(3分) (4)拆错信,应在信封上写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉;
(3分) (5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆。(3分) 25.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,一天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息,几天之内,这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话,而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后,技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常,又发现冰箱内有细小的红色纸片,便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道,取食品时碰撞所致,幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告,引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系,在当地召开了记者招待会,向新闻界说明了真相,隐去了户主的姓名,并承认了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑,这事件就此喜剧性结束。几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升,一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例,可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示? 答:(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信,打电话或告上门来,文秘人员也应该注意到社会上的反馈;
(5分) (2)有些事涉及本单位的利益或信誉,应及时向领导汇报,采取主动出击的方法;
(5分) (3)文秘人员虽不是专业人员,不能解决技术性的问题,但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风,能从其他角度帮助领导解决问题。(5分)
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“千万工程”是总书记在浙江工作时亲自谋划、亲自部署、亲自推动的一项重大决策,也是习近平新时代中国特色社会主义思想在之江大地的生动实践。20年来,“千万工程”先后经历...
【三个代表】 日期:2024-03-19
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2024年在市政协机关工作总结会议上讲话
同志们:刚才,XX同志对市政协机关20XX年工作进行了很好的总结,很精炼,很到位,可以感受到去年机关工作确实可圈可点。XX同志宣读了表彰决定,机关优秀人员代表、先进集体代...
【邓小平理论】 日期:2024-03-18
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在全区防汛防涝动员暨河长制工作推进会上讲话提纲【完整版】
区长,各位领导,同志们:汛期已经来临,我区城区防涝工作面临强大考验,形势不容乐观。年初,区城区防涝排渍指挥部已经召开专题调度会,修订完善应急预案,建立网格化管理机...
【马克思主义】 日期:2024-03-18
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2024年镇作风整治工作实施方案(完整文档)
XX镇作风整治工作实施方案为深入贯彻落实党的二十大精神及省市区委深化作风建设的最新要求,突出重点推进干部效能提升,坚持不懈推动作风整治工作纵深发展,根据《关于印发《2...
【毛泽东思想】 日期:2024-03-18
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2024市优化法治化营商环境规范涉企行政执法实施方案【优秀范文】
xx市优化法治化营商环境规范涉企行政执法实施方案为持续优化法治化营商环境,激发市场主体活力和社会创造力,规范行政执法行为,创新行政执法方式,提升行政执法质效,着力解...
【毛泽东思想】 日期:2024-03-18
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2024年度关于开展新一轮思想状况摸底排查工作通知(完整)
关于开展新一轮思想状况摸底排查工作的通知为深入贯彻落实关于各地开展干部职工思想状况大摸底大排查情况上的批示要求和改革教育第二次调度会议精神,有针对性做好队伍教育管...
【三个代表】 日期:2024-03-18
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2024年公路养护中心主任典型事迹材料(完整文档)
“中心的工作就是心中的事业”——公路养护中心主任典型事迹材料**,男,1976年6月出生,1993年参加工作,2000年4月调入**区交通运输局工作,大学本科学历,中共党员,现任**...
【马克思主义】 日期:2024-03-17