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    读《电子档案移交接收操作规程》

    时间：2023-01-21 15:30:23来源：百花范文网本文已影响人

    韩李敏/浙江省档案馆

    电子档案管理的又一国家标准正式颁布了。《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）于今年7月1日起正式实施。

    电子档案的移交接收是电子档案管理流程的重要环节之一。

    新修订《档案法》明确规定：具有法律效力的电子档案必须具备“来源可靠、程序规范、要素合规”的基本要求。为适应新修订《档案法》对电子档案的基本要求，国家档案局特制订了电子档案移交接收的首个国家标准——《电子档案移交接收操作规程》（以下简称《操作规程》）。《操作规程》作为各单位移交接收电子档案的重要依据，规范了电子档案移交接收的操作流程，为提高电子档案移交接收的程序规范性树立了标杆。

    早在2012年，国家档案局就下发了《电子档案移交与接收办法》（以下简称《接收办法》），成为各地开展电子档案移交接收的主要依据。10年来，人们在电子档案的移交接收实践中，积累了大量的经验和教训。

    《操作规程》与《接收办法》都是规范性文件，所不同的是，《接收办法》是由国家机关制定并发布的行政规范，而《操作规程》则是由专家经协商一致并通过社会公认的机构发布的规范性文件。国家对标准的定义是“为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件”（见《标准化工作指南 第1部分：标准化和相关活动的通用词汇》）。一般来讲，与行政规范相比，国家标准技术性与专业性更强、规范更加精准、社会适用面更加广泛。

    与《接收办法》相比，《操作规程》移交与接收的对象由“数据”转变为“信息包”，这是一个很大的转变。

    《接收办法》规定，移交和接收的电子档案是“数据”，该“数据”具体包含哪些内涵，没有规定。一个计算机文件可以称为“数据”，一堆计算机文件也可以称为“数据”。为此，在实践中，人们对“数据”的理解产生了分歧。有的地方甚至将各单位的数字化扫描复制件也当作“电子档案”，按《接收办法》进行移交与接收。

    《操作规程》对移交与接收的对象作了明确规定。

    一是规定移交的电子档案是指“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合”，它是由电子文件归档转化而来的，明确将纸质档案数字化扫描的复制件等排除在外。

    二是明确移交与接收的电子档案是以“信息包”的形式进行交接。一件电子档案形成一个“信息包”，电子档案的“信息包”由三部分组成，即电子档案的目录数据、内容数据和元数据，这三部分数据按照相应的标准规范组合在一起，构成一个移交与接收的“信息包”。

    《操作规程》的“信息包”概念与国家标准《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）直接相衔接。《党政机关电子公文归档规范》明确规定，今后党政机关电子公文归档一律采用“信息包”的形式，电子公文形成或办理部门必须“将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包”之后才能向档案部门移交（见《党政机关电子公文归档规范》）。

    将移交与接收对象由“数据”转化为“信息包”，意义十分重大。

    在电子档案移交接收实践中，人们遇到的最主要的障碍之一，就是移交对象的不确定性。电子档案在原系统中往往是以弥漫性的“雾化”状态存在的，是移交单位生成的无数个“数据”中的一部分数据。如何将需要移交的电子档案“数据”从移交单位的“系统”中分离出来，一直是困扰电子档案移交的难题。现在明确要求以“件”为单位，组成“信息包”归档并移交，使得移交有了具体的、准确的、可操作的“移交对象”。

    《操作规程》对于电子档案移交与接收的流程作了详细的规范。其中单位向档案馆移交电子档案，其主要流程分为四个步骤，即包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包。档案馆接收电子档案，也是分为四大步骤，即签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入库电子档案等。《操作规程》将整个操作流程，以图表的形式加以描述。

    《操作规程》不仅规定了电子档案移交接收的整体流程，而且对于其中的每道流程步骤还要进行细化，以便于精准操作。如对于移交单位“组织电子档案移交信息包”这道流程，标准又有三项规定动作：一是确定待移交电子档案；
    二是编制移交说明文件；
    三是形成移交信息包。这三项规定动作还有详细的内容说明，避免操作变形。

    与《接收办法》不同，《操作规程》对于电子档案的移交接收，专门新增了《电子档案移交接收工作准备》这一章节，包括了三项内容：一是移交单位的移交工作准备；
    二是档案馆的接收工作准备；
    三是电子档案移交数据的准备。

    移交与接收的工作准备主要基于电子档案移交方式（在线移交和离线移交）的不同，对于网络、系统、设备和载体等方面，作出相应的规范。

    电子档案移交数据的准备是移交接收准备工作的重点，该项准备工作包括了电子档案移交数据的组成、电子档案目录数据的准备、电子档案内容数据的准备和元数据准备四方面内容。

    由于移交数据的准备非常复杂、内容众多、涉及的标准广泛，编写难度非常之大。标准的制订者采用了罗列标准的方式，解决继承与发展的矛盾。

    如电子档案目录数据的准备，因国家已经出台了多项目录数据标准，《操作规程》就以现有标准为基础，确定“电子档案一般以件为单位进行管理，其目录数据项目应至少包括：顺序号、档号、责任者、题名、日期、保管期限、密级、页数、备注等”“电子档案以多层级进行管理的，其目录数据项宜按照 DA/T 18、DA/T 39、DA/T 50、DA/T 78、 DA/T 85的要求进行设置，并保持各层级之间的关联”。针对不同的电子档案管理方式，《操作规程》给出了相应的解决方案。

    又如元数据准备，原来矛盾最为突出。有的认为国家标准《文书类电子文件元数据方案》非常先进，要求执行；
    大部分单位认为《文书类电子文件元数据方案》过于复杂繁琐，不便于实际操作，持观望态度。

    《操作规程》对于电子公文元数据的准备，只有简单的一句话：“文书类电子档案的元数据应符合 DA/T 46—2009、GB/T 39362—2020中7.2、DA/T 85—2019中 8.1、8.2、8.3的相关要求。”

    《操作规程》对于元数据准备问题，罗列了三项标准。一是《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009），如果过去按照该标准做元数据准备的，一律予以全面认可；
    二是《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020），该标准针对人们对《文书类电子文件元数据方案》的顾虑，将党政机关电子公文归档的元数据压缩至32个，极大地方便了各机关电子公文元数据的采集与准备工作；
    三是《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T 85—2019），针对政务服务事项电子文件的特点，确定了元数据采集的规范。

    这三项标准代表了目前我国对于文书类电子档案元数据采集的国家规范，不仅是最全面的，也是最权威的。《操作规程》将三大标准下形成的电子档案予以充分肯定，其包容性之强可见一斑。

    《操作规程》的制订下发，让电子档案的移交接收工作程序更加规范、操作更加便利，为保障电子档案的效力新增了一道安全屏障。

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